Proces przygotowania kongresu

Planowanie dużego, międzynarodowego wydarzenia, jakim jest kongres czy konferencja wymaga podjęcia działań dużo wcześniej tak, aby zapanować na wielością kwestii organizacyjnych. Dobrze przygotowany i odpowiednio realizowany timeline kongresu zwiększa szanse na udane i satysfakcjonujące uczestników, ale też organizatorów wydarzenie. Jakie są więc kolejne etapy przygotowania udanego kongresu, które powinny rozpocząć się około 29 tygodni przed datą wydarzenia?

Etap 1 – planowanie zajmujące około 19 tygodni. W tym czasie warto m.in. poświęcić czas na analizę informacji zebranych w ankietach po poprzednim wydarzeniu tego typu, a przede wszystkim wyznaczyć datę kongresu, sprawdzając czy nie pokrywa się ona z innymi wydarzeniami, które mogą odciągnąć uwagę i zmniejszyć liczbę uczestników. W trakcie trzech pierwszych tygodni należy też zaplanować ogólnie strukturę kongresu oraz wyznaczyć jej chairman’a.
Kolejne tygodnie planowania warto poświęcić na opracowanie wstępnego budżetu całego wydarzenia, wybrać miejsce i sprawdzić jego dostępność oraz możliwości techniczne pozwalające na sprawny przebieg kongresu. Sporo czasu zajmie też praca nad logotypem i layoutem graficznym będących ważną informacją o kongresie, złożenie programu towarzyszącego całemu wydarzeniu, dopięcie ostatecznej struktury wydarzenia oraz ostateczne negocjacje oraz akceptacja miejsca, w którym będzie się ono odbywać.
Ostatnie cztery tygodnie planowania kongresu zajmują kwestie organizacyjne, jak wybór oficjalnego przewoźnika, usług noclegowych oraz cateringowych, a także negocjacje cenowe z wybranymi firmami oraz innymi usługodawcami. W tym czasie także przygotowujemy listę potencjalnych sponsorów oraz partnerów wydarzenia oraz listę mailingową z adresami potencjalnych uczestników konferencji.

Etap 2 – przygotowania
Kolejne pięć tygodni to już konkretne działania przygotowawcze, jak mailing informacyjny do uczestników kongresu z prośbą o zarezerwowanie sobie czasu, przygotowanie i wysyłka oferty dla sponsorów oraz partnerów wydarzenia oraz podpisanie z nimi ostatecznych umów. Jednocześnie prowadzone są działania nad programem i strukturą kongresu: wyznaczenie i zaproszenie głównego i pozostałych prelegentów, określenie procedury rejestracji oraz zgłaszania tematów kongresu, a także prace na uaktualnionym budżetem i strukturą opłat wpisowych.
Kolejne dwa tygodnie warto poświęcić na prace nad stroną www kongresu, w tym przygotowanie na niej możliwości rejestracji on-line i przesyłania tą drogą abstraktów, a także przygotowanie systemu do rezerwacji noclegów on-line.
Prace nad przygotowaniem kongresu w kolejnych tygodniach przebiegają kilkutorowo. W tym czasie trwa bowiem zarówno regularna wysyłka zaproszeń do rejestracji, przesyłania abstraktów oraz ważnych informacji, rejestracja zarówno uczestników, jak i sponsorów i partnerów wydarzenia i przyjmowanie rezerwacji noclegowych, a także takie prace, jak przyjmowanie abstraktów, ostateczne opracowanie projektów graficznych wszystkich materiałów kongresowych, oceny i wybór abstraktów oraz informacja o przyjętych lub odrzuconych projektach do ich autorów i przygotowanie wstępnego programu kongresu.
Po zrealizowaniu tych etapów przygotowania kolejne tygodnie poświęcone są na wybór chairman’ów i osób monitorujących sesje oraz poinformowanie ich o tym, wysyłkę informacji do partnerów i sponsorów wydarzenia oraz ustalenie z nimi miejsc ekspozycji. W tym czasie ustala się także obsługę recepcji i rejestracji on-site, zbiera biografie uczestników kongresu, składa i drukuje ostateczny program, a także książkę abstraktów oraz opracowuje ostateczny budżet kongresu.
Ostatnie tygodnie etapu przygotowawczego zajmują takie prace, jak potwierdzenie i ostateczne ustalenie szczegółowych zamówień dla usługodawców; opracowanie ankiety ewaluacyjnej pozwalającej na analizę prac po zakończeniu wydarzenia oraz zakupy etui do ID uczestników kongresu ich złożenie i druk. Ważnymi elementami prac przygotowawczych są także opracowanie i wykonanie oznakowania miejsca kongresu, dostarczenie w nie materiałów dla uczestników oraz ich konfekcjonowanie.

Etap 3 – realizacja
Finał wszystkich przygotowań, a jednocześnie jeden z najtrudniejszych momentów, kiedy wszelkie niedopatrzenia mogą spowodować problemy w sprawnym przebiegu kongresu. W tym czasie trwa intensywna koordynacja wydarzenia w miejscu jego organizacji, w skład której wchodzi obsługa uczestników kongresu, sponsorów, partnerów i prelegentów. Warto pamiętać także o zebraniu wypełnionych ankiet ewaluacyjnych, które pomogą w uniknięciu wszelkich przykrych pomyłek w przyszłości.

Etap 4 – podsumowanie
Prace nad udanym kongresem nie kończą się wraz z ostatnim wystąpieniem prelegentów. Obejmują bowiem także przygotowanie końcowego raportu finansowego wydarzenia i sfinalizowania rozliczeń finansowych. Dobrym zwyczajem jest wysłanie podziękowań do wszystkich uczestników, prelegentów, sponsorów i partnerów wydarzenia, a także analiza ankiet ewaluacyjnych, na podstawie których powstaje ostateczny raport pokongresowy.

Czemu Warszawa to dobre miejsce na kongres międzynarodowy

Warszawa jest stolicą Polski, która już od wielu lat przeżywa okres dynamicznego rozwoju. Wspomniane miasto jest ważnym ośrodkiem biznesowym, akademickim i kulturalnym. Z tego też powodu ośrodek ten często wybierany jest jako lokalizacja dla różnego rodzaju konferencji międzynarodowych.

Argumentów, dla których warto wybrać Warszawę jako miejsce konferencji, bez względu na to, czy ma ona charakter naukowy, czy też stricte biznesowy jest wiele. Przede wszystkim, stolica Polski jest doskonale skomunikowana z innymi miastami Europy. Działający nieopodal Warszawy port lotniczy Okęcie obsługuje połączenia lotnicze różnych przewoźników, bez względu na to, czy są to dostawcy ekskluzywnych usług przewozowych, czy też tak zwane tanie linie lotnicze. Oczywiście, na tym walory stolicy się nie kończą. Miasto posiada bowiem bardzo dobrze rozwiniętą sieć komunikacji miejskiej oraz prężnie działające metro. Oznacza to, że stosunkowo szybko i bezproblemowo można dotrzeć w dowolne miejsce metropolii, nawet w przypadku braku własnego samochodu.

Drugą przesłanką, która sprawia, że Warszawa jest niemal idealnym miejscem na zorganizowanie konferencji międzynarodowej, jest bardzo dobrze rozwinięta baza noclegowa i hotelowa. Oznacza to, że stosunkowo łatwo znaleźć zakwaterowanie, które spełni wymagania zagranicznych gości. Bogata baza noclegowa obejmuje zarówno ekskluzywne hotele o wysokim standardzie, jak i przytulne hostele, gdzie w kameralnej atmosferze można przygotować się do konferencji, popijając łyk aromatycznego gorącego espresso w okolicznej restauracji. Taki scenariusz nie jest jedynie wyimaginowaną sceną z filmu fabularnego, ponieważ ogromna ilość różnego rodzaju barów szybkiej obsługi i bardziej zacisznych epatujących spokojną atmosferą lokali gastronomicznych sprawia, że uczestnicy kongresu mogą wybrać magiczne miejsce, gdzie spożywanie posiłków i napojów nie będzie jedynie prozaiczną konsumpcją, a prawdziwie wysublimowaną ucztą. Co więcej, personel takich obiektów doskonale włada językami obcymi oraz udostępnia zagranicznym klientom kartę dań przetłumaczoną na angielski. Dzięki temu osoby przybywające nawet z najdalszych zakątków globu mogą poczuć się pewnie i komfortowo.

Uzupełniając, nie sposób pominąć ogromnej ilości zabytków, muzeów i innych elementów szeroko pojętego dziedzictwa kulturowego, kore znajdują się w Warszawie. Zamek Królewski, Pałac w Wilanowie, a może Łazienki Królewskie? Imponująca ilość zabytków, które można zwiedzać, sprawia, że goście zaproszeni na konferencję na pewną nie będą się w wolnych chwilach nudzić. Dodatkowo często organizowane koncerty, spektakle teatralne i inne wydarzenia teatralne jeszcze dobitniej podkreślają sensowność wyboru Warszawy na miejsce kongresowe.

Jak powinno wyglądać profesjonalne przygotowanie oferty hotelowej dla uczestników kongresu i jakie są przewagi nad globalnymi graczami typu booking com

Przed organizatorami konferencji staje jedno z najtrudniejszych logistycznych wyzwań: zapewnienie wszystkim uczestnikom noclegów w najdogodniejszych warunkach. Trudności rosną wraz z liczbą uczestników oraz oddaleniem ich miejsca zamieszkania od miejsca przebiegu wydarzenia, a apogeum osiągają w przypadkach kongresów o międzynarodowym zasięgu. Zrzucenie na uczestników konieczności zapewnienia sobie zakwaterowania jest posunięciem dalece nieprofesjonalnym i z całą pewnością znajdzie odzwierciedlenie zarówno we frekwencji, jak i w szerzeniu negatywnych opinii o gospodarzach zjazdu, natomiast samodzielne organizowanie miejsc noclegowych szybko okaże się zajęciem żmudnym, niewdzięcznym, eksploatującym, a do tego też kosztownym i karkołomnym, jeśli nie posiadamy niezbędnego doświadczenia. Co można zrobić, żeby zapewnić gościom najlepsze warunki hotelowe w cenie nie przyprawiającej o zawrót głowy, i to bez uginania się pod ciężarem odpowiedzialności za dopięcie wszystkiego na ostatni guzik? Odpowiedź jest prosta: skorzystać z usług specjalistów.

Rzetelne przygotowanie oferty przekłada się na wzrost zainteresowania konferencją, a dla wielu osób jest wręcz kluczowe w podjęciu decyzji o uczestnictwie lub odrzuceniu propozycji. Dla zespołu osób zawodowo trudniących się organizowaniem tego rodzaju wydarzeń, zapewnienie ciekawej, dostosowanej do wymagań oraz ograniczeń budżetowych oferty noclegowej nie stanowi żadnej trudności. Decydując się na skorzystanie z usług profesjonalistów możemy mieć pewność, że uwzględnionych zostanie szereg czynników świadczących o atrakcyjności danego hotelu: od ceny, poprzez standardy noclegowe, aż po usytuowanie w pobliżu miejsca przebiegu wydarzenia i dostępność środków transportu.

Nie można pominąć jakże istotnej kwestii: kosztów zakwaterowania. Internet przepełniony jest bazami noclegowymi, które ułatwiają odnajdywanie noclegów i dokonywanie rezerwacji, ale ich rola ogranicza się do przedstawiania dostępnych ofert, bez nawiązywania bliższej współpracy z hotelarzami i pośredniczenia w kontaktach hoteli z gospodarzami kongresów. W efekcie nie ma możliwości negocjowania warunków oraz kosztów. Tymczasem firma trudniąca się organizowaniem wydarzeń, działająca na rynku od wielu lat i posiadająca rozległe kontakty biznesowe, jest w stanie wynegocjować o wiele korzystniejsze ceny, a także, w ramach świadczenia kompleksowych usług, zapewnia uczestnikom transport z lotniska do miejsca zakwaterowania – co jest szczególnie ważne w przypadku gości zagranicznych, nie posługujących się komunikatywnie językiem polskim i niezaznajomionych z topografią Warszawy. Takie działania przyczyniają się do wywarcia pozytywnego wrażenia oraz świadczą o pełnym profesjonalizmie i zaangażowaniu gospodarza wydarzenia.

Ciekawe miejsca w Warszawie dla gości z zagranicy

Warszawa oprócz bycia centrum gospodarczego Polski, jest również jednym z ważniejszych miast turystycznych. Klienci pochodzący z zagranicy zapewne zapragną zatrzymać się w stolicy, celem odwiedzenia najciekawszych miejsc. Które z obiektów będą bez wątpienia dla nich atrakcyjne?

Warszawska Starówka

Pierwszym punktem zwiedzania turystów, nie tylko obcokrajowców jest zazwyczaj warszawska Starówka. To najstarszy obszar Warszawy, powstały w XIII wieku oraz dokładnie zrekonstruowany po zniszczeniach spowodowanych II Wojną Światową. W tej części miasta znajduje się Plac Zamkowy i Zamek Królewski. Obok wcześniej wspomnianego zamku znajduje się osławiona Kolumna Zygmuntowska. Z wielu miejsc Starówki mamy świetny widok na Wisłę. Obiekt jest otoczony Barbakanem i murami miejskimi.

Krakowskie Przedmieście

Sławną, a zarazem reprezentacyjną ulicą Warszawy, a nawet całej Polski jest Krakowskie Przedmieście. Przechodząc ulicę wzdłuż, żaden z gości nie będzie narzekać na brak atrakcji, nie sposób policzyć wszystkie interesujące obiekty. Z pewnością zaliczymy do nich piękny pałac Potockich, ekskluzywny Hotel Bristol czy Bazylikę św. Krzyża. Pałac Prezydencki jest doskonałym miejscem na pamiątkowe zdjęcie, podobnie sprawa będzie się mieć z Kampusem Głównym Uniwersytetu Warszawskiego. Cała ulica obfituje w ogrom ławek, latarni-pastorałów, kwietników oraz kilkudziesięciu drzew. Bezpośrednim przedłużeniem Krakowskich Przedmieść jest ulica Nowy Świat. Każdy zwiedzający z chęcią zatrzyma się w tych okolicach, ze względu na mnóstwo restauracji, kawiarni i sklepów. Miejsce to zawsze tętni życiem.

Muzeum Powstania Warszawskiego

Jak sama nazwa wskazuje, jest to wystawa poświęcona powstaniu mającego miejsce w Warszawie podczas II Wojny Światowej (w 1944 roku). Muzeum jest odpowiednim miejscem dla zagranicznych zwiedzających, gdyż wszelkie treści (teksty oraz audio) są dostępne w języku angielskim. Muzeum ze względu na zastosowane techniki audiowizualne, jest doskonałym miejscem na odczucie atmosfery panującej w czasie wybuchu powstania.

Pałac Kultury i Nauki

Jako obowiązkowy obiekt, którego nie mogło zabraknąć na liście miejsc do zwiedzenia jest oczywiście Pałac Kultury i Nauki (w którym marka Nobell m.in.: organizuje międzynarodowe kongresy). Jest to najbardziej rozpoznawalny obiekt Warszawy, budynek jest wyposażony w kino, basen, kawiarnie, restauracje, wystawy, teatry, muzea, pocztę, pasaż handlowy oraz wiele innych atrakcji. Na 30 piętrze budynku znajduje się taras widokowy na całe miasto.

O czym nie można zapomnieć organizując kongres międzynarodowy

Organizacja kongresu międzynarodowego, to złożony proces składający się z kilku etapów. Osoba nie mająca doświadczenia w planowaniu takich eventów może zapomnieć o kilku istotnych szczegółach. Powierzając to zadanie naszym specjalistom można zyskać pewność, dopięcia wszystkich elementów na ostatni guzik. Wykwalifikowana kadra weźmie na siebie wszystkie obowiązki, zajmie się planowaniem, przewidzi różne nietypowe sytuacje i szybko znajdzie korzystne rozwiązania. Zanim jednak zabierzemy się do pracy pragniemy podzielić się z Państwem naszym doświadczeniem i chcemy przedstawić kilka praktycznych porad na temat organizowania kongresów międzynarodowych. O czym warto pamiętać? Na które elementy zwracać szczególną uwagę?

Zaczynając od samego początku, najpierw wypadałoby określić temat przewodni spotkania. Świat nauki i biznesu daje nam spore możliwości, a osoby, które chcą podzielić się swoją wiedzą mogą zrobić to właśnie na kongresie międzynarodowym. Skoro zapraszamy gości z zagranicy, to jedną z najważniejszych kwestii jest przygotowanie tego spotkania pod kątem logistycznym.

Po pierwsze, należy sprawdzić czy w wybranym przez nas terminie nie ma innego eventu w okolicy. Jeśli daty ważnych kongresów nałożą się na siebie, to możemy spodziewać się mniejszej frekwencji niż przypuszczaliśmy.

Po drugie, należy znaleźć odpowiedni obiekt do przygotowania spotkania i zorganizować transport gości na przykład z lotniska. W tym przypadku trzeba wziąć pod uwagę różne zdarzenia losowe. Warto znaleźć dwie alternatywne trasy.

Po trzecie, jeśli nasz kongres ma trwać dłużej niż jeden dzień, to wypadałoby zorganizować odpowiedni nocleg dla gości. Sprawdzonym rozwiązaniem jest zakwaterowanie wszystkich w jednym hotelu, chociaż nie zaszkodzi przygotowanie oferty hoteli w różnych przedziałach cenowych, aby uczestnicy mogli dokonać wyboru. Gościom należy zapewnić komfortowe warunki i pełne wyżywienie.

O czym jeszcze pamiętać?
Niezwykle ważną rolę będą stanowić ulotki informacyjne, plakaty i broszury. Jeżeli zapraszamy zagranicznych gości weźmy pod uwagę wydrukowanie ulotek na przykład w języku angielskim. Warto także zatrudnić profesjonalnych tłumaczy symultanicznych, którzy na żywo podczas trwania spotkania będą wszystko relacjonować. W tym miejscu należy wspomnieć także o zorganizowaniu dobrego sprzętu multimedialnego zarówno dla tłumaczy jak i dla gości, trzeba mieć kabiny, słuchawki, nagłośnienie. A kiedy jedna część kongresu dobiegnie końca, to wypadałoby zapewnić jego uczestnikom jakieś atrakcje. W grę wchodzą wycieczki, kolacje, wizyty w teatrze. Stworzenie ciekawego planu dla doświadczonych organizatorów nie będzie stanowiło żadnego problemu.

Wizualizacja 3D – korzyści z możliwości zobaczenia miejsca konferencji na etapie planowania

Jesteśmy profesjonalistami z zakresu organizacji konferencji i kongresów w Warszawie. Wiemy jak wiele elementów składa się na udane sympozjum i my perfekcyjnie potrafimy je przygotować. Główne elementy to sala konferencyjna dostosowana do ilości i potrzeb sesji, catering, noclegi oraz inne indywidualne potrzeby naszego klienta. Przygotowanie odpowiedniej sali wymaga wielu starań. O wiele łatwiej zaprojektować odpowiednio wnętrze posługując się technologią 3D. Wizualizacja projektu usprawni przygotowania oraz wykluczy niedopatrzenia metodę prób i błędów, gdyż wszystkie pomysły zostaną poddane symulacji i będzie je można zobaczyć na ekranie. Wszakże jesteśmy wzrokowcami.

Wizualizacja przestrzenna 3D umożliwia dowolne ustawienie mebli i sprzętu potrzebnego podczas kongresu. Najważniejsze jest umieszczenie wszystkich uczestników sesji w sali. Każdemu musi mieć wystarczająco miejsca by wygodnie siedzieć bez ścisku i w razie potrzeby móc swobodnie wyjść, tak by nie przeszkadzać innym. Wszyscy muszą też widzieć i słyszeć konferansjera. Zatem bardzo ważny jest sposób rozplanowania wszystkich krzeseł oraz ustawienia profesjonalnego sprzętu nagłaśniającego i oświetleniowego. W razie potrzeby doświetlenia, lampy muszą stać na stabilnych stojakach. Podobnie ze sprzętem nagłaśniającym, trzeba optymalnie ustawić głośniki, czasem też przygotować kilka mikrofonów na widowni, gdy prowadzący będzie dialogował z uczestnikami.

Wizualizacja i symulacja przestrzenna jest konieczna, by jak najkorzystniej zaplanować przestrzeń. Nasz klient mając profesjonalnie przygotowaną prezentację może nanieść swoje uwagi, tak by był zadowolony i pewny, że konferencja się uda. W razie gdyby miała być długa, można przygotować catering w formie przekąsek lub słodkiego poczęstunku na sali. Co też wymaga odpowiedniego ustawienia stołów, tak by uczestnicy konferencji sprawnie i wygodnie mogli z niego skorzystać. To wszystko można sprawdzić na przygotowanej wizualizacji. W razie gdyby klient życzyłby sobie dodatkowe gadżety, takie jak baloniki, napisy, tablice czy plakaty o wiele łatwiej jest je rozmieścić i dobrać odpowiednią kolorystykę, gdy robi się to na próbę w wirtualnym projekcie. Możemy wtedy przygotować kilka wariantów rozmieszczenia sprzętu i zaproponować klientowi szerszą perspektywę. Wizualizacja ułatwi też oszacowanie budżetu i ustalenie wszelkich szczegółów. A sam zamawiający, będzie miał pewność, że wszystko będzie zrealizowane według jego preferencji i życzenia. Natomiast realizacja projektu przebiegać będzie szybko i sprawnie.

Jak wybrać dobry catering na kongres

O sukcesie kongresu, czy konferencji, decyduje wiele zmiennych. Choć najważniejsze są aspekty merytoryczne, takie jak tematy dyskusji, czy zaproszeni prelegenci to wymagające ogromnych nakładów finansowych, czy logistycznych przedsięwzięcie może zebrać kiepskie opinie przez tak prozaiczną, wydawałoby się, składową, jaką jest jedzenie. Z drugiej strony jednak, nie ma w tym nic zaskakującego. Kongres jest bowiem jak wielkie przyjęcie i nawet jeśli towarzystwo jest doskonałe, ważne jest także odpowiednie przyjęcie gości.
Dlatego też do wyboru dobrego cateringu na kongres trzeba podejść naprawdę poważnie. Podstawą jest oczywiście wybranie sprawdzonej i rzetelnej firmy cateringowej, która poza jakością jedzenia będzie terminowa i skrupulatna. Najważniejszą pracę musimy jednak wykonać sami, dokładnie przyglądając się menu.
Firmy cateringowe przygotowują oczywiście przykładowe jadłospisy dla tak dużych imprez, jak kongresy, jednak poza korzystaniem z ich doświadczenia, należy dostosować jadłospis do charakteru naszej imprezy i preferencji gości. Nie ma jednego dobrego rozwiązania. Inne potrawy będą odpowiadały joginom, czy trenerom, inne hodowcom bydła, a jeszcze inne prezesom i lekarzom.
Równie ważne jest dobranie rodzaju serwowanego jedzenia do logistyki imprezy. Jeśli planujemy jedną, dłuższą przerwę między panelami dyskusyjnymi, lepiej postawić na klasyczny obiad, niż przekąski typu finger food. Z kolei, gdy planujemy rozmowy kuluarowe kilka razy podczas dnia konferencyjnego, idealnie sprawdzą się małe porcje, podane w wygodnych pojemniczkach.
Zamawiając przekąski typu finger food warto zwrócić uwagę na sposób ich serwowania. Obecnie hitem są eleganckie, jednorazowe pojemniczki i małe metalizowane łyżeczki, które idealnie sprawdzają się przy podawaniu zarówno słodkich, jak i słonych przekąsek. Warto uzupełnić je o tartaletki, patery z owocami i słodkościami oraz bufet napojów. Przy serwowaniu kawy warto pamiętać o osobach nie spożywających białka mleka krowiego lub laktozy i zaopatrzyć bufet w mleko sojowe, migdałowe lub ryżowe.
Bardzo ważnym aspektem jest przygotowanie zróżnicowanego menu. Już przy zgłoszeniach kongresowych warto dyskretnie podpytać gości o preferencje kulinarne lub alergie. Warto, by w menu znalazło się kilka dań jarskich lub wegańskich, aby osoby odżywiające się bez mięsa, czy produktów mlecznych nie wyszły z organizowanego przez nas wydarzenia po prostu głodne.
Współpracując z Nobell Congressing wszystkie ważne kwestie zostaną poruszone na etapie planowania kongresu, ponieważ jesteśmy właśnie po to, aby zadbać o najdrobniejsze szczegóły, które tworzą całość w postaci udanego kongresu, czy konferencji.

Na co zwrócić uwagę opracowując kosztorys kongresu?

Konferencja międzynarodowa bez wątpienia jest wydarzeniem, do którego należy się solidnie przygotować. Zwłaszcza pod względem organizacyjnym i finansowym. Organizując kongres musimy sprawić, aby uczestnicy i zaproszeni goście czuli się w czasie jego trwania jak najlepiej, jednakże trzeba też pamiętać, żeby sympatyczna i zapamiętana przez gości konferencja nie stała się katastrofą finansową. Dlatego należy bardzo dobrze zaplanować budżet tego wydarzenia.

Na co zwrócić uwagę opracowując kosztorys kongresu?

Tak jak każdy inny budżet, budżet konferencji ma dwie strony – przychody i wydatki. W pierwszej kolejności skupmy się na wydatkach.
Największym kosztem podczas konferencji jest miejsce, w którym się odbywa. Można wynająć po prostu salę konferencyjną np. na uczelni wyższej, ale jeśli konferencja jest międzynarodowa, jej uczestnicy muszą także mieć miejsce noclegowe. Dlatego warto rozejrzeć się za hotelem, który posiada zaplecze konferencyjne. Jest to oczywiście droższa opcja, ale jeśli zarezerwujemy znaczną część hotelu na nasz kongres możemy liczyć na pewne upusty cenowe. Organizacja konferencji w hotelu zwykle rozwiązuje także problem wyżywienia, przerw kawowych czy bankietu na zakończenie konferencji.
Kolejnym ważnym punktem w kosztorysie jest promocja wydarzenia – przecież nikt nie przyjedzie na konferencję, o której w ogóle nigdy nie słyszał. Dlatego należy zastanowić się nad zrobieniem strony internetowej, reklamą w serwisach społecznościowych, na profesjonalnych portalach, na których zamieszczane są informacje o konferencjach, wydrukiem i rozwieszeniem plakatów. W budżecie zatem należy ująć zapłaty dla grafika, webmastera, opłaty za reklamę w serwisach. Jako formę reklamy można także potraktować gadżety konferencyjne, które dostaną uczestnicy – długopisy, notesy lub nawet gadżety elektroniczne.

Następnym wydatkiem są wszelkie atrakcje podczas kongresu np. wycieczka po mieście, którym warto zainteresować zwłaszcza zagranicznych gości. Taki punkt także warto uwzględnić w planie konferencji, aby goście nie nudzili się słuchając tylko wystąpień przez kilka dni.

A jak to wszystko sfinansować?
Oczywiście większość kosztów konferencji ponoszą zwykle jej uczestnicy lub firmy, które reprezentują. Jednak jeśli chcemy, aby nasz Kongres był atrakcyjny dla uczestników także pod względem finansowym należy poszukać sponsorów. Jeśli konferencja dotyczy ważnego zagadnienia może stanowić doskonałą reklamę dla firm działających w branży i chętnie wyłóżą one na nie pewne fundusze w zamian za umieszczenie w sali konferencyjnej baneru reklamowego lub za możliwość wystąpienia przedstawiciela firmy.
Zawsze możemy też wynająć profesjonalną firmę zajmującą się organizowaniem konferencji, która zrobi wszystko za nas, ale wówczas należy uwzględnić w budżecie także jej honorarium. Dlatego, planując budżet kongresu przede wszystkim należy przemyśleć, czy chcemy zaoszczędzić pieniądze czy czas.

Catering na konferencje – stół szwedzki czy tradycyjnie przy stoliku

Na udaną konferencję składa się kilka wyznaczników. Jako profesjonaliści dbamy o każdy szczegół, gdyż zadowolenie naszych klientów jest dla nas najważniejsze. Obok wyboru miejsca, w którym odbędzie się kongres lub konferencja ważnym elementem spotkania jest catering.

W zależności od charakteru i długości konferencji, a także liczby gości potrafimy doradzić i zorganizować odpowiedni poczęstunek. Bierzemy pod uwagę wiele informacje, tak by zadowolić wszelkie gusta. Posiłki powinny też być dostosowane do głównego tematu konferencji oraz posiadać taki wybór potraw, by goście mieli poczucie zadbania o ich potrzeby.

Kolejnym omawianym punktem jest podjęcie decyzji co do cateringu serwowanego w formie szwedzkiego stołu lub zastawionego tradycyjnie. Stół tradycyjny może być nakryty w dwojaki sposób: goście mogą dostać gotowe porcje na talerzu, lub nakładać je sobie z półmisków. Z ekologicznego punktu widzenia, mniej jedzenia marnuje się, gdy goście nakładają sobie sami wedle uznania. Jeśli wziąć pod uwagę kryterium towarzyskie, siedząc przy tradycyjnym stole goście są ograniczeni kontaktami tylko z najbliższymi sąsiadami. Natomiast szwedzki stół pozwala na swobodne przemieszczanie się i rozmowę z większą ilością osób. Minusem jest jednak to, że pozostawia się większy bałagan, gdyż łatwo wtedy kogoś potrącić i rozlać jedzenie na obrus czy podłogę. Dlatego proponujemy, by konferencje dla niektórych grup organizować z tradycyjnie podanym cateringiem. Zaś szwedzki stół sprawdzi się lepiej, gdy planujemy dużą liczbę potraw, wtedy goście będą mieli do nich wygodniejszy dostęp, bo łatwiej nałożyć sobie posiłek gdy można podejść do półmiska, niż wychylać się z krzesła.

Można też te dwie opcje ze sobą połączyć. Danie główne podać tradycyjnie, a desery i gorące napoje ustawić na szwedzkim stole. To rozwiązanie dobrze się sprawdza, gdyż uczestnicy konferencji mogą nawiązać rozmowę z innymi uczestnikami przy kawiarce oraz podejść w dowolnym czasie i skorzystać ze słodkiego poczęstunku. Jeden i drugi sposób serwowania dań ma swoje wady i zalety, dlatego tak ważny jest wywiad z naszym klientem, by dokonać trafnego wyboru. Na pewno szwedzki stół będzie doskonałym rozwiązaniem w przerwie konferencji. Dobrze jest wtedy wstać z krzesła, zmienić pozycję ciała oraz przejść się po coś do picia i małą przekąskę. Samoobsługa, swobodny dostęp do poczęstunku jest wtedy uzasadniona organizacyjnie.

Nasze szerokie doświadczenie i konsultacja w przygotowaniu cateringu pozwoli Państwu wybrać najlepszą możliwość.

Co robić po dniu wypełnionym panelami i wykładami

Całodzienne konferencje, wykłady i przemówienia mogą zmęczyć nawet najwytrwalszych. Każdy z nas potrzebuje czasem chwili odpoczynku. Po kilkugodzinnym przebywaniu w sali możemy zachęcić naszych gości do skorzystania z wielu atrakcji, które oferuje Warszawa. Mogą być to rozrywki typowo kulturowe, ale również zwykły spacer po urokliwych ulicach. Dla każdego według jego preferencji. Jakie atrakcje można znaleźć w Warszawie?

Pałac Kultury i Nauki
To miejsce powinien odwiedzić każdy, tak samo, jak muzeum w Luwrze, czy krzywą wieżę w Pizie. To jest nasza wizytówka i najwyższy budynek, z którego rozpościera się ogromna panorama warszawskiego piękna z tarasu widokowego, szczególnie wieczorami. Pałac, który otrzymaliśmy od Józefa Stalina stoi do dziś, ale został unowocześniony i cały czas przechodzi modernizacje. Ciekawostką jest, że posiada on drugi, co do wielkości, największy zegar w całej Europie. W PKiN znajdują się teatry, muzea, galerie sztuki, restauracje oraz kino, czyli wszystko, czego potrzebują nasi goście do spędzeniu miłego czasu i zapoznania się z polską kulturą.

Łazienki królewskie
Jest to drugi ważny obiekt, które odwiedzają rzesze turystów. Z powodzeniem możemy zaproponować naszym gościom odwiedzenie tego historycznego miejsca. Barok zachwyca formą samych stale utrzymywanych w historycznym stylu budowli, ale również otaczających go ogrodów. Ogromna wyspa, na której znajduje się Stara oranżeria, Teatr Królewski, Pałac Myślewicki, Podchorążówka oraz Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa, pozwolą na spędzenie ciekawie całego wolnego czasu.

Centrum Nauki Kopernik
Jest to ostatnio największa atrakcja Warszawy. Nowoczesna forma przekazująca poprzez doświadczanie praw fizyki, chemii czy astronomii. Idealne miejsce nie tylko dla dzieci. Dorośli są zachwyceni organizacją całego obiektu i sami przenoszą się w świat nauki poprzez formę zabawy. Od początku swojego istnienia nie straciło na wartości, a wręcz przeciwnie, jest odwiedzane przez całe rodziny wielokrotnie. Niemożliwe jest zwiedzenie go całego w kilka godzin, ale na pewno stanie się świetną aktywną rozrywką po całodziennym siedzeniu. Nieopodal można skorzystać z tarasu widokowego, czyli ogrodu na dachu Biblioteki Uniwersyteckiej. Niepowtarzalne i zachwycające miejsce, które posiada ponad 1 hektar zieleni i roślinności. To idealna forma odpoczynku wśród szarych ulic i blokowisk. Najlepszy relaks dla duszy i ciała.

Warszawa posiada ogromną ilość ciekawych miejsc, którymi Polacy chcieliby się pochwalić. Jednak mamy ramy i ograniczenia czasowe, które na to nie pozwalają. Te trzy strategiczne miejsca wystarczą, aby zapewnić gościom rozrywkę, którą zapamiętają na długi czas.