Jak wybrać dobry catering na kongres

O sukcesie kongresu, czy konferencji, decyduje wiele zmiennych. Choć najważniejsze są aspekty merytoryczne, takie jak tematy dyskusji, czy zaproszeni prelegenci to wymagające ogromnych nakładów finansowych, czy logistycznych przedsięwzięcie może zebrać kiepskie opinie przez tak prozaiczną, wydawałoby się, składową, jaką jest jedzenie. Z drugiej strony jednak, nie ma w tym nic zaskakującego. Kongres jest bowiem jak wielkie przyjęcie i nawet jeśli towarzystwo jest doskonałe, ważne jest także odpowiednie przyjęcie gości.
Dlatego też do wyboru dobrego cateringu na kongres trzeba podejść naprawdę poważnie. Podstawą jest oczywiście wybranie sprawdzonej i rzetelnej firmy cateringowej, która poza jakością jedzenia będzie terminowa i skrupulatna. Najważniejszą pracę musimy jednak wykonać sami, dokładnie przyglądając się menu.
Firmy cateringowe przygotowują oczywiście przykładowe jadłospisy dla tak dużych imprez, jak kongresy, jednak poza korzystaniem z ich doświadczenia, należy dostosować jadłospis do charakteru naszej imprezy i preferencji gości. Nie ma jednego dobrego rozwiązania. Inne potrawy będą odpowiadały joginom, czy trenerom, inne hodowcom bydła, a jeszcze inne prezesom i lekarzom.
Równie ważne jest dobranie rodzaju serwowanego jedzenia do logistyki imprezy. Jeśli planujemy jedną, dłuższą przerwę między panelami dyskusyjnymi, lepiej postawić na klasyczny obiad, niż przekąski typu finger food. Z kolei, gdy planujemy rozmowy kuluarowe kilka razy podczas dnia konferencyjnego, idealnie sprawdzą się małe porcje, podane w wygodnych pojemniczkach.
Zamawiając przekąski typu finger food warto zwrócić uwagę na sposób ich serwowania. Obecnie hitem są eleganckie, jednorazowe pojemniczki i małe metalizowane łyżeczki, które idealnie sprawdzają się przy podawaniu zarówno słodkich, jak i słonych przekąsek. Warto uzupełnić je o tartaletki, patery z owocami i słodkościami oraz bufet napojów. Przy serwowaniu kawy warto pamiętać o osobach nie spożywających białka mleka krowiego lub laktozy i zaopatrzyć bufet w mleko sojowe, migdałowe lub ryżowe.
Bardzo ważnym aspektem jest przygotowanie zróżnicowanego menu. Już przy zgłoszeniach kongresowych warto dyskretnie podpytać gości o preferencje kulinarne lub alergie. Warto, by w menu znalazło się kilka dań jarskich lub wegańskich, aby osoby odżywiające się bez mięsa, czy produktów mlecznych nie wyszły z organizowanego przez nas wydarzenia po prostu głodne.
Współpracując z Nobell Congressing wszystkie ważne kwestie zostaną poruszone na etapie planowania kongresu, ponieważ jesteśmy właśnie po to, aby zadbać o najdrobniejsze szczegóły, które tworzą całość w postaci udanego kongresu, czy konferencji.

Jak powinno wyglądać profesjonalne przygotowanie oferty hotelowej dla uczestników kongresu i jakie są przewagi nad globalnymi graczami typu booking com

Przed organizatorami konferencji staje jedno z najtrudniejszych logistycznych wyzwań: zapewnienie wszystkim uczestnikom noclegów w najdogodniejszych warunkach. Trudności rosną wraz z liczbą uczestników oraz oddaleniem ich miejsca zamieszkania od miejsca przebiegu wydarzenia, a apogeum osiągają w przypadkach kongresów o międzynarodowym zasięgu. Zrzucenie na uczestników konieczności zapewnienia sobie zakwaterowania jest posunięciem dalece nieprofesjonalnym i z całą pewnością znajdzie odzwierciedlenie zarówno we frekwencji, jak i w szerzeniu negatywnych opinii o gospodarzach zjazdu, natomiast samodzielne organizowanie miejsc noclegowych szybko okaże się zajęciem żmudnym, niewdzięcznym, eksploatującym, a do tego też kosztownym i karkołomnym, jeśli nie posiadamy niezbędnego doświadczenia. Co można zrobić, żeby zapewnić gościom najlepsze warunki hotelowe w cenie nie przyprawiającej o zawrót głowy, i to bez uginania się pod ciężarem odpowiedzialności za dopięcie wszystkiego na ostatni guzik? Odpowiedź jest prosta: skorzystać z usług specjalistów.

Rzetelne przygotowanie oferty przekłada się na wzrost zainteresowania konferencją, a dla wielu osób jest wręcz kluczowe w podjęciu decyzji o uczestnictwie lub odrzuceniu propozycji. Dla zespołu osób zawodowo trudniących się organizowaniem tego rodzaju wydarzeń, zapewnienie ciekawej, dostosowanej do wymagań oraz ograniczeń budżetowych oferty noclegowej nie stanowi żadnej trudności. Decydując się na skorzystanie z usług profesjonalistów możemy mieć pewność, że uwzględnionych zostanie szereg czynników świadczących o atrakcyjności danego hotelu: od ceny, poprzez standardy noclegowe, aż po usytuowanie w pobliżu miejsca przebiegu wydarzenia i dostępność środków transportu.

Nie można pominąć jakże istotnej kwestii: kosztów zakwaterowania. Internet przepełniony jest bazami noclegowymi, które ułatwiają odnajdywanie noclegów i dokonywanie rezerwacji, ale ich rola ogranicza się do przedstawiania dostępnych ofert, bez nawiązywania bliższej współpracy z hotelarzami i pośredniczenia w kontaktach hoteli z gospodarzami kongresów. W efekcie nie ma możliwości negocjowania warunków oraz kosztów. Tymczasem firma trudniąca się organizowaniem wydarzeń, działająca na rynku od wielu lat i posiadająca rozległe kontakty biznesowe, jest w stanie wynegocjować o wiele korzystniejsze ceny, a także, w ramach świadczenia kompleksowych usług, zapewnia uczestnikom transport z lotniska do miejsca zakwaterowania – co jest szczególnie ważne w przypadku gości zagranicznych, nie posługujących się komunikatywnie językiem polskim i niezaznajomionych z topografią Warszawy. Takie działania przyczyniają się do wywarcia pozytywnego wrażenia oraz świadczą o pełnym profesjonalizmie i zaangażowaniu gospodarza wydarzenia.

Częste błędy organizatorów kongresów

Kto uważa, że zaplanowanie i zorganizowanie kongresu jest łatwe, ten najpewniej nigdy nie uczestniczył w podobnym przedsięwzięciu. Na organizatorze spoczywa ogromna odpowiedzialność za całokształt wydarzenia i wszystkie składające się nań detale. Niedbałość oraz brak doświadczenia doprowadzą do tego, że cały kongres okaże się spektakularną porażką. Które niedociągnięcia mają największy wpływ na niepowodzenie oraz jak się przed nimi uchronić?

Budżet to podstawa
Na drodze realizacji zamierzeń często pojawia się przeszkoda w postaci ograniczonych zasobów finansowych. Aby uniknąć sytuacji, w której koszty organizacyjne kilkukrotnie przewyższą planowany budżet, zagadnieniem tym należy się zająć w pierwszej kolejności. Optymalne wykorzystanie środków przeznaczonych na organizację wydarzenia musi uwzględnić absolutnie wszystkie koszty: wynajem sali, przygotowanie jej pod kątem konferencji, dostarczenie niezbędnego sprzętu, catering i wiele więcej.
Częstym błędem jest nie tylko brak wstępnego kosztorysu, który pozwoliłby zapanować nad ponoszonymi kosztami, ale też planowanie wydatków na styk. Każdy doświadczony organizator wie, że od momentu przedstawienia szkicu wydarzenia do zakończenia przygotowań jest długa droga, na której wiele założeń może pójść nie po myśli, wymagając szybkiej reakcji… oraz dodatkowych nakładów. Dlatego profesjonalne, kompleksowe usługi w zakresie organizacji kongresów i konferencji muszą obejmować planowanie budżetu z uwzględnieniem ewentualnych, nieprzewidzianych trudności.

Późne rozpoczęcie przygotowań
Poważna konferencja z dużą liczbą uczestników, organizowana tuż przed planowanym terminem wydarzenia? To nie może się udać. A jednak często popełnianym błędem jest właśnie zbyt długie zwlekanie z podjęciem działań organizacyjnych. W efekcie mnożą się trudności, a pośpiech sprawia, że wydarzenie nie jest dopięte na ostatni guzik. Tymczasem działania należy rozpocząć tym wcześniej, im większych rozmiarów ma być planowana konferencja. Planując i podejmując kroki organizacyjne zyskujemy znacznie więcej możliwości, w tym choćby wynajęcie odpowiedniego miejsca w najbardziej korzystnej cenie, a także zyskujemy cenny czas na rozwiązywanie bieżących problemów.

Catering – słaba jakość i małe porcje
Czasy, kiedy gościom serwowano garść suchych przekąsek, dawno już minęły (na całe szczęście). Niestety, chęć ograniczenia wydatków często odbija się negatywnie na jakości oraz ilości potraw. W kwestii cateringu nie ma miejsca na oszczędności: serwowane potrawy muszą być smaczne, a ich ilość wystarczająca dla wszystkich uczestników, jeśli chcemy, aby konferencja przebiegła pomyślnie. Korzystając z usług cateringowych warto pokusić się o zamówienie dostawy trochę większej w stosunku do zapotrzebowania. W tej kwestii istotna jest polityka samej firmy cateringowej, która ostatecznie zajmuje się przygotowaniem posiłków. To od jej kompetencji zależy cateringowy sukces. Dlatego warto skorzystać z doświadczonej i sprawdzonej firmy.

Ciekawe miejsca w Warszawie dla gości z zagranicy

Warszawa oprócz bycia centrum gospodarczego Polski, jest również jednym z ważniejszych miast turystycznych. Klienci pochodzący z zagranicy zapewne zapragną zatrzymać się w stolicy, celem odwiedzenia najciekawszych miejsc. Które z obiektów będą bez wątpienia dla nich atrakcyjne?

Warszawska Starówka

Pierwszym punktem zwiedzania turystów, nie tylko obcokrajowców jest zazwyczaj warszawska Starówka. To najstarszy obszar Warszawy, powstały w XIII wieku oraz dokładnie zrekonstruowany po zniszczeniach spowodowanych II Wojną Światową. W tej części miasta znajduje się Plac Zamkowy i Zamek Królewski. Obok wcześniej wspomnianego zamku znajduje się osławiona Kolumna Zygmuntowska. Z wielu miejsc Starówki mamy świetny widok na Wisłę. Obiekt jest otoczony Barbakanem i murami miejskimi.

Krakowskie Przedmieście

Sławną, a zarazem reprezentacyjną ulicą Warszawy, a nawet całej Polski jest Krakowskie Przedmieście. Przechodząc ulicę wzdłuż, żaden z gości nie będzie narzekać na brak atrakcji, nie sposób policzyć wszystkie interesujące obiekty. Z pewnością zaliczymy do nich piękny pałac Potockich, ekskluzywny Hotel Bristol czy Bazylikę św. Krzyża. Pałac Prezydencki jest doskonałym miejscem na pamiątkowe zdjęcie, podobnie sprawa będzie się mieć z Kampusem Głównym Uniwersytetu Warszawskiego. Cała ulica obfituje w ogrom ławek, latarni-pastorałów, kwietników oraz kilkudziesięciu drzew. Bezpośrednim przedłużeniem Krakowskich Przedmieść jest ulica Nowy Świat. Każdy zwiedzający z chęcią zatrzyma się w tych okolicach, ze względu na mnóstwo restauracji, kawiarni i sklepów. Miejsce to zawsze tętni życiem.

Muzeum Powstania Warszawskiego

Jak sama nazwa wskazuje, jest to wystawa poświęcona powstaniu mającego miejsce w Warszawie podczas II Wojny Światowej (w 1944 roku). Muzeum jest odpowiednim miejscem dla zagranicznych zwiedzających, gdyż wszelkie treści (teksty oraz audio) są dostępne w języku angielskim. Muzeum ze względu na zastosowane techniki audiowizualne, jest doskonałym miejscem na odczucie atmosfery panującej w czasie wybuchu powstania.

Pałac Kultury i Nauki

Jako obowiązkowy obiekt, którego nie mogło zabraknąć na liście miejsc do zwiedzenia jest oczywiście Pałac Kultury i Nauki (w którym marka Nobell m.in.: organizuje międzynarodowe kongresy). Jest to najbardziej rozpoznawalny obiekt Warszawy, budynek jest wyposażony w kino, basen, kawiarnie, restauracje, wystawy, teatry, muzea, pocztę, pasaż handlowy oraz wiele innych atrakcji. Na 30 piętrze budynku znajduje się taras widokowy na całe miasto.

Czemu Warszawa to dobre miejsce na kongres międzynarodowy

Warszawa jest stolicą Polski, która już od wielu lat przeżywa okres dynamicznego rozwoju. Wspomniane miasto jest ważnym ośrodkiem biznesowym, akademickim i kulturalnym. Z tego też powodu ośrodek ten często wybierany jest jako lokalizacja dla różnego rodzaju konferencji międzynarodowych.

Argumentów, dla których warto wybrać Warszawę jako miejsce konferencji, bez względu na to, czy ma ona charakter naukowy, czy też stricte biznesowy jest wiele. Przede wszystkim, stolica Polski jest doskonale skomunikowana z innymi miastami Europy. Działający nieopodal Warszawy port lotniczy Okęcie obsługuje połączenia lotnicze różnych przewoźników, bez względu na to, czy są to dostawcy ekskluzywnych usług przewozowych, czy też tak zwane tanie linie lotnicze. Oczywiście, na tym walory stolicy się nie kończą. Miasto posiada bowiem bardzo dobrze rozwiniętą sieć komunikacji miejskiej oraz prężnie działające metro. Oznacza to, że stosunkowo szybko i bezproblemowo można dotrzeć w dowolne miejsce metropolii, nawet w przypadku braku własnego samochodu.

Drugą przesłanką, która sprawia, że Warszawa jest niemal idealnym miejscem na zorganizowanie konferencji międzynarodowej, jest bardzo dobrze rozwinięta baza noclegowa i hotelowa. Oznacza to, że stosunkowo łatwo znaleźć zakwaterowanie, które spełni wymagania zagranicznych gości. Bogata baza noclegowa obejmuje zarówno ekskluzywne hotele o wysokim standardzie, jak i przytulne hostele, gdzie w kameralnej atmosferze można przygotować się do konferencji, popijając łyk aromatycznego gorącego espresso w okolicznej restauracji. Taki scenariusz nie jest jedynie wyimaginowaną sceną z filmu fabularnego, ponieważ ogromna ilość różnego rodzaju barów szybkiej obsługi i bardziej zacisznych epatujących spokojną atmosferą lokali gastronomicznych sprawia, że uczestnicy kongresu mogą wybrać magiczne miejsce, gdzie spożywanie posiłków i napojów nie będzie jedynie prozaiczną konsumpcją, a prawdziwie wysublimowaną ucztą. Co więcej, personel takich obiektów doskonale włada językami obcymi oraz udostępnia zagranicznym klientom kartę dań przetłumaczoną na angielski. Dzięki temu osoby przybywające nawet z najdalszych zakątków globu mogą poczuć się pewnie i komfortowo.

Uzupełniając, nie sposób pominąć ogromnej ilości zabytków, muzeów i innych elementów szeroko pojętego dziedzictwa kulturowego, kore znajdują się w Warszawie. Zamek Królewski, Pałac w Wilanowie, a może Łazienki Królewskie? Imponująca ilość zabytków, które można zwiedzać, sprawia, że goście zaproszeni na konferencję na pewną nie będą się w wolnych chwilach nudzić. Dodatkowo często organizowane koncerty, spektakle teatralne i inne wydarzenia teatralne jeszcze dobitniej podkreślają sensowność wyboru Warszawy na miejsce kongresowe.

Proces przygotowania kongresu

Planowanie dużego, międzynarodowego wydarzenia, jakim jest kongres czy konferencja wymaga podjęcia działań dużo wcześniej tak, aby zapanować na wielością kwestii organizacyjnych. Dobrze przygotowany i odpowiednio realizowany timeline kongresu zwiększa szanse na udane i satysfakcjonujące uczestników, ale też organizatorów wydarzenie. Jakie są więc kolejne etapy przygotowania udanego kongresu, które powinny rozpocząć się około 29 tygodni przed datą wydarzenia?

Etap 1 – planowanie zajmujące około 19 tygodni. W tym czasie warto m.in. poświęcić czas na analizę informacji zebranych w ankietach po poprzednim wydarzeniu tego typu, a przede wszystkim wyznaczyć datę kongresu, sprawdzając czy nie pokrywa się ona z innymi wydarzeniami, które mogą odciągnąć uwagę i zmniejszyć liczbę uczestników. W trakcie trzech pierwszych tygodni należy też zaplanować ogólnie strukturę kongresu oraz wyznaczyć jej chairman’a.
Kolejne tygodnie planowania warto poświęcić na opracowanie wstępnego budżetu całego wydarzenia, wybrać miejsce i sprawdzić jego dostępność oraz możliwości techniczne pozwalające na sprawny przebieg kongresu. Sporo czasu zajmie też praca nad logotypem i layoutem graficznym będących ważną informacją o kongresie, złożenie programu towarzyszącego całemu wydarzeniu, dopięcie ostatecznej struktury wydarzenia oraz ostateczne negocjacje oraz akceptacja miejsca, w którym będzie się ono odbywać.
Ostatnie cztery tygodnie planowania kongresu zajmują kwestie organizacyjne, jak wybór oficjalnego przewoźnika, usług noclegowych oraz cateringowych, a także negocjacje cenowe z wybranymi firmami oraz innymi usługodawcami. W tym czasie także przygotowujemy listę potencjalnych sponsorów oraz partnerów wydarzenia oraz listę mailingową z adresami potencjalnych uczestników konferencji.

Etap 2 – przygotowania
Kolejne pięć tygodni to już konkretne działania przygotowawcze, jak mailing informacyjny do uczestników kongresu z prośbą o zarezerwowanie sobie czasu, przygotowanie i wysyłka oferty dla sponsorów oraz partnerów wydarzenia oraz podpisanie z nimi ostatecznych umów. Jednocześnie prowadzone są działania nad programem i strukturą kongresu: wyznaczenie i zaproszenie głównego i pozostałych prelegentów, określenie procedury rejestracji oraz zgłaszania tematów kongresu, a także prace na uaktualnionym budżetem i strukturą opłat wpisowych.
Kolejne dwa tygodnie warto poświęcić na prace nad stroną www kongresu, w tym przygotowanie na niej możliwości rejestracji on-line i przesyłania tą drogą abstraktów, a także przygotowanie systemu do rezerwacji noclegów on-line.
Prace nad przygotowaniem kongresu w kolejnych tygodniach przebiegają kilkutorowo. W tym czasie trwa bowiem zarówno regularna wysyłka zaproszeń do rejestracji, przesyłania abstraktów oraz ważnych informacji, rejestracja zarówno uczestników, jak i sponsorów i partnerów wydarzenia i przyjmowanie rezerwacji noclegowych, a także takie prace, jak przyjmowanie abstraktów, ostateczne opracowanie projektów graficznych wszystkich materiałów kongresowych, oceny i wybór abstraktów oraz informacja o przyjętych lub odrzuconych projektach do ich autorów i przygotowanie wstępnego programu kongresu.
Po zrealizowaniu tych etapów przygotowania kolejne tygodnie poświęcone są na wybór chairman’ów i osób monitorujących sesje oraz poinformowanie ich o tym, wysyłkę informacji do partnerów i sponsorów wydarzenia oraz ustalenie z nimi miejsc ekspozycji. W tym czasie ustala się także obsługę recepcji i rejestracji on-site, zbiera biografie uczestników kongresu, składa i drukuje ostateczny program, a także książkę abstraktów oraz opracowuje ostateczny budżet kongresu.
Ostatnie tygodnie etapu przygotowawczego zajmują takie prace, jak potwierdzenie i ostateczne ustalenie szczegółowych zamówień dla usługodawców; opracowanie ankiety ewaluacyjnej pozwalającej na analizę prac po zakończeniu wydarzenia oraz zakupy etui do ID uczestników kongresu ich złożenie i druk. Ważnymi elementami prac przygotowawczych są także opracowanie i wykonanie oznakowania miejsca kongresu, dostarczenie w nie materiałów dla uczestników oraz ich konfekcjonowanie.

Etap 3 – realizacja
Finał wszystkich przygotowań, a jednocześnie jeden z najtrudniejszych momentów, kiedy wszelkie niedopatrzenia mogą spowodować problemy w sprawnym przebiegu kongresu. W tym czasie trwa intensywna koordynacja wydarzenia w miejscu jego organizacji, w skład której wchodzi obsługa uczestników kongresu, sponsorów, partnerów i prelegentów. Warto pamiętać także o zebraniu wypełnionych ankiet ewaluacyjnych, które pomogą w uniknięciu wszelkich przykrych pomyłek w przyszłości.

Etap 4 – podsumowanie
Prace nad udanym kongresem nie kończą się wraz z ostatnim wystąpieniem prelegentów. Obejmują bowiem także przygotowanie końcowego raportu finansowego wydarzenia i sfinalizowania rozliczeń finansowych. Dobrym zwyczajem jest wysłanie podziękowań do wszystkich uczestników, prelegentów, sponsorów i partnerów wydarzenia, a także analiza ankiet ewaluacyjnych, na podstawie których powstaje ostateczny raport pokongresowy.

Witaj, świecie!

Witaj na naszym blogu! Będziemy w nim na bieżąco i systematycznie umieszczać informacje o tym, co u nas słychać, opisywać najciekawsze case studies, a co najważniejsze znajdziecie tutaj …

Czytaj Więcej