Dlaczego polecamy Pałac Kultury i Nauki w Warszawie do organizacji kongresu

Pałac Kultury i Nauki to jeden z najbardziej rozpoznawalnych budynków w Warszawie. Znajduje się w doskonałej lokalizacji – dosłownie kilka kroków dzieli ten budynek od dworca kolejowego Warszawa Centralna. Centrum miasta oddalone jest od Pałacu Kultury o kilkanaście minut drogi tramwajem czy autobusem.

Pałac Kultury i Nauki w Warszawie to budynek, który zna właściwie każdy mieszkaniec naszego kraju. Jeśli organizujesz kongres i zależy ci na tym, by odbył się on w prestiżowej, dogodnej dla wszystkich lokalizacji, PKiN jest najlepszym miejscem do tego. Każda osoba, nawet ta, która przyjedzie do Warszawy po raz pierwszy, bez problemów odnajdzie Pałac Kultury i Nauki. Dzięki temu goście zaproszeni na konferencję czy kongres trafią tam bez najmniejszego kłopotu.

Nasza firma zajmuje się profesjonalną kompleksową organizacją konferencji i kongresów (także międzynarodowych). Do dyspozycji klientów PKiN oddaje 18 sal o różnych powierzchniach – od 150 metrów kwadratowych do aż 1100 metrów kwadratowych. Dostępne sale pomieszczą od kilkudziesięciu do nawet 900 osób – w zależności od wielkości i rozkładu miejsc. Wśród oferowanych przez nas sal znajduje się również bardzo popularna Sala Kongresowa, w której miało i będzie mieć miejsce wiele ważnych wydarzeń. To w Sali Kongresowej zagrał m.in. legendarny zespół The Rolling Stones czy Marlena Dietrich. Oprócz tego, w Sali Kongresowej odbywa się między innymi Bal Mistrzów Sportu.

Decydując się na wynajęcie sali konferencyjnej od naszej firmy masz gwarancję, że wszystko zostanie zorganizowane na najwyższym poziomie. Goście będą mogli zasiąść na czystych krzesłach, przy czystych stołach, które ustawimy według Twojej lub naszej koncepcji – decyzja należy do Ciebie. Wszystkie oferowane przez nas sale zostały wyposażone również w bardzo dobrze działający system nagłośnienia. Dzięki temu osoba, która przemawia będzie dobrze słyszana z każdego zakątka sali.

Zorganizowanie kongresu czy konferencji w jednej z oferowanych sal to doskonała opcja. Pałac Kultury i Nauki znajduje się bardzo blisko największych i najpopularniejszych warszawskich hoteli, restauracji, miejsc szczególnie atrakcyjnych pod względem historycznym, turystycznym czy kulturowym. Dzięki temu można połączyć konferencję ze zwiedzaniem najważniejszych miejsc w Stolicy czy obiadem w jednej z warszawskich restauracji. Zorganizowany w PKiN kongres zapadnie wszystkim jego uczestnikom w pamięci. Goście będą mogli nawiązywać nowe znajomości i wymieniać się doświadczeniami w jednym z najważniejszych budynków nie tylko w Warszawie, ale i w całej Polsce.

Na co zwrócić uwagę wybierając miejsce organizacji kongresu międzynarodowego

Wybór miejsca na organizację kongresu powinien być przemyślany. Warszawa jest stolicą Polski i powinna stać na szczycie każdego wyboru. Zjeżdżający goście, niezależnie od rodzaju kongresu, powinni mieć możliwość obejrzenia stolicy państwa. Kolejnym etapem jest wybór odpowiedniego obiektu, który powinien być funkcjonalny i wygodny dla przybywających z całego świata osób. Na organizatorach ciąży wielka odpowiedzialność, więc ich wybór będzie połową sukcesu. Na co więc zwrócić szczególną uwagę?

Aspekt finansowy
W pierwszej kolejności organizatorzy powinni skrupulatnie przeanalizować swoje możliwości budżetowe. Przede wszystkim iloma środkami będą w stanie dysponować, nie tylko w celu wynajęcia sali, ale również przystrojenie jej, zapewnienie ewentualnych noclegów, cateringu oraz pozostawienie zapasu na nieprzewidziane trudności. Przygotowanie kosztorysu jest nie lada wyzwaniem. Warto się nad nim pochylić i dostosować nasze możliwości do wynajęcia obiektu, na który nas stać. W następnej kolejności przechodzimy do wyboru miejsca.

Idealne miejsce na kongres
Pierwszym i najważniejszym punktem jest oczywiście położenie. Każdy z gości powinien bez problemu dotrzeć do obiektu transportem własnym lub miejskim. Ponadto warto zwrócić uwagę na okolicę, aby każdy z nich mógł obejrzeć polską kulturę w postaci pomników, muzeów lub innych atrakcji w zadbanych dzielnicach.
Drugim punktem jest wystrój obiektu. Kładziemy szczególny nacisk na estetyczne wnętrza. Liczy się pierwsze wrażenie i to ten pierwszy rzut okiem na oferowany lokal powie naszym gościom, na co mogą liczyć. Nikt nie wymaga ścian ze złota, ale nowoczesny i zarazem elegancki styl sprawi, że uzyskamy większą przychylność od samego początku.
Trzecim ważnym punktem jest metraż obiektu. Jeżeli na kongres przybędzie garstka osób, to sprawa jest prostsza. Jeśli jednak zaproszono kilkuset gości, to każdy z nich musi mieć swoje miejsce siedzące oraz ewentualną możliwość noclegu w obiekcie lub w jego pobliżu.

Forma cateringu
Musimy wziąć pod uwagę również formę podawania posiłków. Przy całodziennym kongresie, a szczególnie jeśli będzie trwał dłużej niż jeden dzień, musimy pamiętać, że nasi goście będą po prostu głodni. Najlepszym i najtańszym sposobem będzie znalezienie miejsca, w którym to dany obiekt zorganizuje całe wyżywienie. Śniadanie przed rozpoczęciem, szwedzki stół w przerwie, porządny obiad i oczywiście kolację. Ważne, aby porcje były spore, a wybór obszerny. Jest to oczywiście kwestia porozumienia z właścicielem obiektu. Ponadto goście powinni mieć stały dostęp do kawy, herbaty i zimnych napojów.

Częste błędy organizatorów kongresów

Kto uważa, że zaplanowanie i zorganizowanie kongresu jest łatwe, ten najpewniej nigdy nie uczestniczył w podobnym przedsięwzięciu. Na organizatorze spoczywa ogromna odpowiedzialność za całokształt wydarzenia i wszystkie składające się nań detale. Niedbałość oraz brak doświadczenia doprowadzą do tego, że cały kongres okaże się spektakularną porażką. Które niedociągnięcia mają największy wpływ na niepowodzenie oraz jak się przed nimi uchronić?

Budżet to podstawa
Na drodze realizacji zamierzeń często pojawia się przeszkoda w postaci ograniczonych zasobów finansowych. Aby uniknąć sytuacji, w której koszty organizacyjne kilkukrotnie przewyższą planowany budżet, zagadnieniem tym należy się zająć w pierwszej kolejności. Optymalne wykorzystanie środków przeznaczonych na organizację wydarzenia musi uwzględnić absolutnie wszystkie koszty: wynajem sali, przygotowanie jej pod kątem konferencji, dostarczenie niezbędnego sprzętu, catering i wiele więcej.
Częstym błędem jest nie tylko brak wstępnego kosztorysu, który pozwoliłby zapanować nad ponoszonymi kosztami, ale też planowanie wydatków na styk. Każdy doświadczony organizator wie, że od momentu przedstawienia szkicu wydarzenia do zakończenia przygotowań jest długa droga, na której wiele założeń może pójść nie po myśli, wymagając szybkiej reakcji… oraz dodatkowych nakładów. Dlatego profesjonalne, kompleksowe usługi w zakresie organizacji kongresów i konferencji muszą obejmować planowanie budżetu z uwzględnieniem ewentualnych, nieprzewidzianych trudności.

Późne rozpoczęcie przygotowań
Poważna konferencja z dużą liczbą uczestników, organizowana tuż przed planowanym terminem wydarzenia? To nie może się udać. A jednak często popełnianym błędem jest właśnie zbyt długie zwlekanie z podjęciem działań organizacyjnych. W efekcie mnożą się trudności, a pośpiech sprawia, że wydarzenie nie jest dopięte na ostatni guzik. Tymczasem działania należy rozpocząć tym wcześniej, im większych rozmiarów ma być planowana konferencja. Planując i podejmując kroki organizacyjne zyskujemy znacznie więcej możliwości, w tym choćby wynajęcie odpowiedniego miejsca w najbardziej korzystnej cenie, a także zyskujemy cenny czas na rozwiązywanie bieżących problemów.

Catering – słaba jakość i małe porcje
Czasy, kiedy gościom serwowano garść suchych przekąsek, dawno już minęły (na całe szczęście). Niestety, chęć ograniczenia wydatków często odbija się negatywnie na jakości oraz ilości potraw. W kwestii cateringu nie ma miejsca na oszczędności: serwowane potrawy muszą być smaczne, a ich ilość wystarczająca dla wszystkich uczestników, jeśli chcemy, aby konferencja przebiegła pomyślnie. Korzystając z usług cateringowych warto pokusić się o zamówienie dostawy trochę większej w stosunku do zapotrzebowania. W tej kwestii istotna jest polityka samej firmy cateringowej, która ostatecznie zajmuje się przygotowaniem posiłków. To od jej kompetencji zależy cateringowy sukces. Dlatego warto skorzystać z doświadczonej i sprawdzonej firmy.

Witaj, świecie!

Witaj na naszym blogu! Będziemy w nim na bieżąco i systematycznie umieszczać informacje o tym, co u nas słychać, opisywać najciekawsze case studies, a co najważniejsze znajdziecie tutaj …

Czytaj Więcej