Dlaczego polecamy Pałac Kultury i Nauki w Warszawie do organizacji kongresu

Pałac Kultury i Nauki to jeden z najbardziej rozpoznawalnych budynków w Warszawie. Znajduje się w doskonałej lokalizacji – dosłownie kilka kroków dzieli ten budynek od dworca kolejowego Warszawa Centralna. Centrum miasta oddalone jest od Pałacu Kultury o kilkanaście minut drogi tramwajem czy autobusem.

Pałac Kultury i Nauki w Warszawie to budynek, który zna właściwie każdy mieszkaniec naszego kraju. Jeśli organizujesz kongres i zależy ci na tym, by odbył się on w prestiżowej, dogodnej dla wszystkich lokalizacji, PKiN jest najlepszym miejscem do tego. Każda osoba, nawet ta, która przyjedzie do Warszawy po raz pierwszy, bez problemów odnajdzie Pałac Kultury i Nauki. Dzięki temu goście zaproszeni na konferencję czy kongres trafią tam bez najmniejszego kłopotu.

Nasza firma zajmuje się profesjonalną kompleksową organizacją konferencji i kongresów (także międzynarodowych). Do dyspozycji klientów PKiN oddaje 18 sal o różnych powierzchniach – od 150 metrów kwadratowych do aż 1100 metrów kwadratowych. Dostępne sale pomieszczą od kilkudziesięciu do nawet 900 osób – w zależności od wielkości i rozkładu miejsc. Wśród oferowanych przez nas sal znajduje się również bardzo popularna Sala Kongresowa, w której miało i będzie mieć miejsce wiele ważnych wydarzeń. To w Sali Kongresowej zagrał m.in. legendarny zespół The Rolling Stones czy Marlena Dietrich. Oprócz tego, w Sali Kongresowej odbywa się między innymi Bal Mistrzów Sportu.

Decydując się na wynajęcie sali konferencyjnej od naszej firmy masz gwarancję, że wszystko zostanie zorganizowane na najwyższym poziomie. Goście będą mogli zasiąść na czystych krzesłach, przy czystych stołach, które ustawimy według Twojej lub naszej koncepcji – decyzja należy do Ciebie. Wszystkie oferowane przez nas sale zostały wyposażone również w bardzo dobrze działający system nagłośnienia. Dzięki temu osoba, która przemawia będzie dobrze słyszana z każdego zakątka sali.

Zorganizowanie kongresu czy konferencji w jednej z oferowanych sal to doskonała opcja. Pałac Kultury i Nauki znajduje się bardzo blisko największych i najpopularniejszych warszawskich hoteli, restauracji, miejsc szczególnie atrakcyjnych pod względem historycznym, turystycznym czy kulturowym. Dzięki temu można połączyć konferencję ze zwiedzaniem najważniejszych miejsc w Stolicy czy obiadem w jednej z warszawskich restauracji. Zorganizowany w PKiN kongres zapadnie wszystkim jego uczestnikom w pamięci. Goście będą mogli nawiązywać nowe znajomości i wymieniać się doświadczeniami w jednym z najważniejszych budynków nie tylko w Warszawie, ale i w całej Polsce.

Co robić po dniu wypełnionym panelami i wykładami

Całodzienne konferencje, wykłady i przemówienia mogą zmęczyć nawet najwytrwalszych. Każdy z nas potrzebuje czasem chwili odpoczynku. Po kilkugodzinnym przebywaniu w sali możemy zachęcić naszych gości do skorzystania z wielu atrakcji, które oferuje Warszawa. Mogą być to rozrywki typowo kulturowe, ale również zwykły spacer po urokliwych ulicach. Dla każdego według jego preferencji. Jakie atrakcje można znaleźć w Warszawie?

Pałac Kultury i Nauki
To miejsce powinien odwiedzić każdy, tak samo, jak muzeum w Luwrze, czy krzywą wieżę w Pizie. To jest nasza wizytówka i najwyższy budynek, z którego rozpościera się ogromna panorama warszawskiego piękna z tarasu widokowego, szczególnie wieczorami. Pałac, który otrzymaliśmy od Józefa Stalina stoi do dziś, ale został unowocześniony i cały czas przechodzi modernizacje. Ciekawostką jest, że posiada on drugi, co do wielkości, największy zegar w całej Europie. W PKiN znajdują się teatry, muzea, galerie sztuki, restauracje oraz kino, czyli wszystko, czego potrzebują nasi goście do spędzeniu miłego czasu i zapoznania się z polską kulturą.

Łazienki królewskie
Jest to drugi ważny obiekt, które odwiedzają rzesze turystów. Z powodzeniem możemy zaproponować naszym gościom odwiedzenie tego historycznego miejsca. Barok zachwyca formą samych stale utrzymywanych w historycznym stylu budowli, ale również otaczających go ogrodów. Ogromna wyspa, na której znajduje się Stara oranżeria, Teatr Królewski, Pałac Myślewicki, Podchorążówka oraz Muzeum Łowiectwa i Jeździectwa, pozwolą na spędzenie ciekawie całego wolnego czasu.

Centrum Nauki Kopernik
Jest to ostatnio największa atrakcja Warszawy. Nowoczesna forma przekazująca poprzez doświadczanie praw fizyki, chemii czy astronomii. Idealne miejsce nie tylko dla dzieci. Dorośli są zachwyceni organizacją całego obiektu i sami przenoszą się w świat nauki poprzez formę zabawy. Od początku swojego istnienia nie straciło na wartości, a wręcz przeciwnie, jest odwiedzane przez całe rodziny wielokrotnie. Niemożliwe jest zwiedzenie go całego w kilka godzin, ale na pewno stanie się świetną aktywną rozrywką po całodziennym siedzeniu. Nieopodal można skorzystać z tarasu widokowego, czyli ogrodu na dachu Biblioteki Uniwersyteckiej. Niepowtarzalne i zachwycające miejsce, które posiada ponad 1 hektar zieleni i roślinności. To idealna forma odpoczynku wśród szarych ulic i blokowisk. Najlepszy relaks dla duszy i ciała.

Warszawa posiada ogromną ilość ciekawych miejsc, którymi Polacy chcieliby się pochwalić. Jednak mamy ramy i ograniczenia czasowe, które na to nie pozwalają. Te trzy strategiczne miejsca wystarczą, aby zapewnić gościom rozrywkę, którą zapamiętają na długi czas.

Na co zwrócić uwagę wybierając miejsce organizacji kongresu międzynarodowego

Wybór miejsca na organizację kongresu powinien być przemyślany. Warszawa jest stolicą Polski i powinna stać na szczycie każdego wyboru. Zjeżdżający goście, niezależnie od rodzaju kongresu, powinni mieć możliwość obejrzenia stolicy państwa. Kolejnym etapem jest wybór odpowiedniego obiektu, który powinien być funkcjonalny i wygodny dla przybywających z całego świata osób. Na organizatorach ciąży wielka odpowiedzialność, więc ich wybór będzie połową sukcesu. Na co więc zwrócić szczególną uwagę?

Aspekt finansowy
W pierwszej kolejności organizatorzy powinni skrupulatnie przeanalizować swoje możliwości budżetowe. Przede wszystkim iloma środkami będą w stanie dysponować, nie tylko w celu wynajęcia sali, ale również przystrojenie jej, zapewnienie ewentualnych noclegów, cateringu oraz pozostawienie zapasu na nieprzewidziane trudności. Przygotowanie kosztorysu jest nie lada wyzwaniem. Warto się nad nim pochylić i dostosować nasze możliwości do wynajęcia obiektu, na który nas stać. W następnej kolejności przechodzimy do wyboru miejsca.

Idealne miejsce na kongres
Pierwszym i najważniejszym punktem jest oczywiście położenie. Każdy z gości powinien bez problemu dotrzeć do obiektu transportem własnym lub miejskim. Ponadto warto zwrócić uwagę na okolicę, aby każdy z nich mógł obejrzeć polską kulturę w postaci pomników, muzeów lub innych atrakcji w zadbanych dzielnicach.
Drugim punktem jest wystrój obiektu. Kładziemy szczególny nacisk na estetyczne wnętrza. Liczy się pierwsze wrażenie i to ten pierwszy rzut okiem na oferowany lokal powie naszym gościom, na co mogą liczyć. Nikt nie wymaga ścian ze złota, ale nowoczesny i zarazem elegancki styl sprawi, że uzyskamy większą przychylność od samego początku.
Trzecim ważnym punktem jest metraż obiektu. Jeżeli na kongres przybędzie garstka osób, to sprawa jest prostsza. Jeśli jednak zaproszono kilkuset gości, to każdy z nich musi mieć swoje miejsce siedzące oraz ewentualną możliwość noclegu w obiekcie lub w jego pobliżu.

Forma cateringu
Musimy wziąć pod uwagę również formę podawania posiłków. Przy całodziennym kongresie, a szczególnie jeśli będzie trwał dłużej niż jeden dzień, musimy pamiętać, że nasi goście będą po prostu głodni. Najlepszym i najtańszym sposobem będzie znalezienie miejsca, w którym to dany obiekt zorganizuje całe wyżywienie. Śniadanie przed rozpoczęciem, szwedzki stół w przerwie, porządny obiad i oczywiście kolację. Ważne, aby porcje były spore, a wybór obszerny. Jest to oczywiście kwestia porozumienia z właścicielem obiektu. Ponadto goście powinni mieć stały dostęp do kawy, herbaty i zimnych napojów.

Catering na konferencje – stół szwedzki czy tradycyjnie przy stoliku

Na udaną konferencję składa się kilka wyznaczników. Jako profesjonaliści dbamy o każdy szczegół, gdyż zadowolenie naszych klientów jest dla nas najważniejsze. Obok wyboru miejsca, w którym odbędzie się kongres lub konferencja ważnym elementem spotkania jest catering.

W zależności od charakteru i długości konferencji, a także liczby gości potrafimy doradzić i zorganizować odpowiedni poczęstunek. Bierzemy pod uwagę wiele informacje, tak by zadowolić wszelkie gusta. Posiłki powinny też być dostosowane do głównego tematu konferencji oraz posiadać taki wybór potraw, by goście mieli poczucie zadbania o ich potrzeby.

Kolejnym omawianym punktem jest podjęcie decyzji co do cateringu serwowanego w formie szwedzkiego stołu lub zastawionego tradycyjnie. Stół tradycyjny może być nakryty w dwojaki sposób: goście mogą dostać gotowe porcje na talerzu, lub nakładać je sobie z półmisków. Z ekologicznego punktu widzenia, mniej jedzenia marnuje się, gdy goście nakładają sobie sami wedle uznania. Jeśli wziąć pod uwagę kryterium towarzyskie, siedząc przy tradycyjnym stole goście są ograniczeni kontaktami tylko z najbliższymi sąsiadami. Natomiast szwedzki stół pozwala na swobodne przemieszczanie się i rozmowę z większą ilością osób. Minusem jest jednak to, że pozostawia się większy bałagan, gdyż łatwo wtedy kogoś potrącić i rozlać jedzenie na obrus czy podłogę. Dlatego proponujemy, by konferencje dla niektórych grup organizować z tradycyjnie podanym cateringiem. Zaś szwedzki stół sprawdzi się lepiej, gdy planujemy dużą liczbę potraw, wtedy goście będą mieli do nich wygodniejszy dostęp, bo łatwiej nałożyć sobie posiłek gdy można podejść do półmiska, niż wychylać się z krzesła.

Można też te dwie opcje ze sobą połączyć. Danie główne podać tradycyjnie, a desery i gorące napoje ustawić na szwedzkim stole. To rozwiązanie dobrze się sprawdza, gdyż uczestnicy konferencji mogą nawiązać rozmowę z innymi uczestnikami przy kawiarce oraz podejść w dowolnym czasie i skorzystać ze słodkiego poczęstunku. Jeden i drugi sposób serwowania dań ma swoje wady i zalety, dlatego tak ważny jest wywiad z naszym klientem, by dokonać trafnego wyboru. Na pewno szwedzki stół będzie doskonałym rozwiązaniem w przerwie konferencji. Dobrze jest wtedy wstać z krzesła, zmienić pozycję ciała oraz przejść się po coś do picia i małą przekąskę. Samoobsługa, swobodny dostęp do poczęstunku jest wtedy uzasadniona organizacyjnie.

Nasze szerokie doświadczenie i konsultacja w przygotowaniu cateringu pozwoli Państwu wybrać najlepszą możliwość.

Na co zwrócić uwagę opracowując kosztorys kongresu?

Konferencja międzynarodowa bez wątpienia jest wydarzeniem, do którego należy się solidnie przygotować. Zwłaszcza pod względem organizacyjnym i finansowym. Organizując kongres musimy sprawić, aby uczestnicy i zaproszeni goście czuli się w czasie jego trwania jak najlepiej, jednakże trzeba też pamiętać, żeby sympatyczna i zapamiętana przez gości konferencja nie stała się katastrofą finansową. Dlatego należy bardzo dobrze zaplanować budżet tego wydarzenia.

Na co zwrócić uwagę opracowując kosztorys kongresu?

Tak jak każdy inny budżet, budżet konferencji ma dwie strony – przychody i wydatki. W pierwszej kolejności skupmy się na wydatkach.
Największym kosztem podczas konferencji jest miejsce, w którym się odbywa. Można wynająć po prostu salę konferencyjną np. na uczelni wyższej, ale jeśli konferencja jest międzynarodowa, jej uczestnicy muszą także mieć miejsce noclegowe. Dlatego warto rozejrzeć się za hotelem, który posiada zaplecze konferencyjne. Jest to oczywiście droższa opcja, ale jeśli zarezerwujemy znaczną część hotelu na nasz kongres możemy liczyć na pewne upusty cenowe. Organizacja konferencji w hotelu zwykle rozwiązuje także problem wyżywienia, przerw kawowych czy bankietu na zakończenie konferencji.
Kolejnym ważnym punktem w kosztorysie jest promocja wydarzenia – przecież nikt nie przyjedzie na konferencję, o której w ogóle nigdy nie słyszał. Dlatego należy zastanowić się nad zrobieniem strony internetowej, reklamą w serwisach społecznościowych, na profesjonalnych portalach, na których zamieszczane są informacje o konferencjach, wydrukiem i rozwieszeniem plakatów. W budżecie zatem należy ująć zapłaty dla grafika, webmastera, opłaty za reklamę w serwisach. Jako formę reklamy można także potraktować gadżety konferencyjne, które dostaną uczestnicy – długopisy, notesy lub nawet gadżety elektroniczne.

Następnym wydatkiem są wszelkie atrakcje podczas kongresu np. wycieczka po mieście, którym warto zainteresować zwłaszcza zagranicznych gości. Taki punkt także warto uwzględnić w planie konferencji, aby goście nie nudzili się słuchając tylko wystąpień przez kilka dni.

A jak to wszystko sfinansować?
Oczywiście większość kosztów konferencji ponoszą zwykle jej uczestnicy lub firmy, które reprezentują. Jednak jeśli chcemy, aby nasz Kongres był atrakcyjny dla uczestników także pod względem finansowym należy poszukać sponsorów. Jeśli konferencja dotyczy ważnego zagadnienia może stanowić doskonałą reklamę dla firm działających w branży i chętnie wyłóżą one na nie pewne fundusze w zamian za umieszczenie w sali konferencyjnej baneru reklamowego lub za możliwość wystąpienia przedstawiciela firmy.
Zawsze możemy też wynająć profesjonalną firmę zajmującą się organizowaniem konferencji, która zrobi wszystko za nas, ale wówczas należy uwzględnić w budżecie także jej honorarium. Dlatego, planując budżet kongresu przede wszystkim należy przemyśleć, czy chcemy zaoszczędzić pieniądze czy czas.

Wizualizacja 3D – korzyści z możliwości zobaczenia miejsca konferencji na etapie planowania

Jesteśmy profesjonalistami z zakresu organizacji konferencji i kongresów w Warszawie. Wiemy jak wiele elementów składa się na udane sympozjum i my perfekcyjnie potrafimy je przygotować. Główne elementy to sala konferencyjna dostosowana do ilości i potrzeb sesji, catering, noclegi oraz inne indywidualne potrzeby naszego klienta. Przygotowanie odpowiedniej sali wymaga wielu starań. O wiele łatwiej zaprojektować odpowiednio wnętrze posługując się technologią 3D. Wizualizacja projektu usprawni przygotowania oraz wykluczy niedopatrzenia metodę prób i błędów, gdyż wszystkie pomysły zostaną poddane symulacji i będzie je można zobaczyć na ekranie. Wszakże jesteśmy wzrokowcami.

Wizualizacja przestrzenna 3D umożliwia dowolne ustawienie mebli i sprzętu potrzebnego podczas kongresu. Najważniejsze jest umieszczenie wszystkich uczestników sesji w sali. Każdemu musi mieć wystarczająco miejsca by wygodnie siedzieć bez ścisku i w razie potrzeby móc swobodnie wyjść, tak by nie przeszkadzać innym. Wszyscy muszą też widzieć i słyszeć konferansjera. Zatem bardzo ważny jest sposób rozplanowania wszystkich krzeseł oraz ustawienia profesjonalnego sprzętu nagłaśniającego i oświetleniowego. W razie potrzeby doświetlenia, lampy muszą stać na stabilnych stojakach. Podobnie ze sprzętem nagłaśniającym, trzeba optymalnie ustawić głośniki, czasem też przygotować kilka mikrofonów na widowni, gdy prowadzący będzie dialogował z uczestnikami.

Wizualizacja i symulacja przestrzenna jest konieczna, by jak najkorzystniej zaplanować przestrzeń. Nasz klient mając profesjonalnie przygotowaną prezentację może nanieść swoje uwagi, tak by był zadowolony i pewny, że konferencja się uda. W razie gdyby miała być długa, można przygotować catering w formie przekąsek lub słodkiego poczęstunku na sali. Co też wymaga odpowiedniego ustawienia stołów, tak by uczestnicy konferencji sprawnie i wygodnie mogli z niego skorzystać. To wszystko można sprawdzić na przygotowanej wizualizacji. W razie gdyby klient życzyłby sobie dodatkowe gadżety, takie jak baloniki, napisy, tablice czy plakaty o wiele łatwiej jest je rozmieścić i dobrać odpowiednią kolorystykę, gdy robi się to na próbę w wirtualnym projekcie. Możemy wtedy przygotować kilka wariantów rozmieszczenia sprzętu i zaproponować klientowi szerszą perspektywę. Wizualizacja ułatwi też oszacowanie budżetu i ustalenie wszelkich szczegółów. A sam zamawiający, będzie miał pewność, że wszystko będzie zrealizowane według jego preferencji i życzenia. Natomiast realizacja projektu przebiegać będzie szybko i sprawnie.

O czym nie można zapomnieć organizując kongres międzynarodowy

Organizacja kongresu międzynarodowego, to złożony proces składający się z kilku etapów. Osoba nie mająca doświadczenia w planowaniu takich eventów może zapomnieć o kilku istotnych szczegółach. Powierzając to zadanie naszym specjalistom można zyskać pewność, dopięcia wszystkich elementów na ostatni guzik. Wykwalifikowana kadra weźmie na siebie wszystkie obowiązki, zajmie się planowaniem, przewidzi różne nietypowe sytuacje i szybko znajdzie korzystne rozwiązania. Zanim jednak zabierzemy się do pracy pragniemy podzielić się z Państwem naszym doświadczeniem i chcemy przedstawić kilka praktycznych porad na temat organizowania kongresów międzynarodowych. O czym warto pamiętać? Na które elementy zwracać szczególną uwagę?

Zaczynając od samego początku, najpierw wypadałoby określić temat przewodni spotkania. Świat nauki i biznesu daje nam spore możliwości, a osoby, które chcą podzielić się swoją wiedzą mogą zrobić to właśnie na kongresie międzynarodowym. Skoro zapraszamy gości z zagranicy, to jedną z najważniejszych kwestii jest przygotowanie tego spotkania pod kątem logistycznym.

Po pierwsze, należy sprawdzić czy w wybranym przez nas terminie nie ma innego eventu w okolicy. Jeśli daty ważnych kongresów nałożą się na siebie, to możemy spodziewać się mniejszej frekwencji niż przypuszczaliśmy.

Po drugie, należy znaleźć odpowiedni obiekt do przygotowania spotkania i zorganizować transport gości na przykład z lotniska. W tym przypadku trzeba wziąć pod uwagę różne zdarzenia losowe. Warto znaleźć dwie alternatywne trasy.

Po trzecie, jeśli nasz kongres ma trwać dłużej niż jeden dzień, to wypadałoby zorganizować odpowiedni nocleg dla gości. Sprawdzonym rozwiązaniem jest zakwaterowanie wszystkich w jednym hotelu, chociaż nie zaszkodzi przygotowanie oferty hoteli w różnych przedziałach cenowych, aby uczestnicy mogli dokonać wyboru. Gościom należy zapewnić komfortowe warunki i pełne wyżywienie.

O czym jeszcze pamiętać?
Niezwykle ważną rolę będą stanowić ulotki informacyjne, plakaty i broszury. Jeżeli zapraszamy zagranicznych gości weźmy pod uwagę wydrukowanie ulotek na przykład w języku angielskim. Warto także zatrudnić profesjonalnych tłumaczy symultanicznych, którzy na żywo podczas trwania spotkania będą wszystko relacjonować. W tym miejscu należy wspomnieć także o zorganizowaniu dobrego sprzętu multimedialnego zarówno dla tłumaczy jak i dla gości, trzeba mieć kabiny, słuchawki, nagłośnienie. A kiedy jedna część kongresu dobiegnie końca, to wypadałoby zapewnić jego uczestnikom jakieś atrakcje. W grę wchodzą wycieczki, kolacje, wizyty w teatrze. Stworzenie ciekawego planu dla doświadczonych organizatorów nie będzie stanowiło żadnego problemu.

Jak wybrać dobry catering na kongres

O sukcesie kongresu, czy konferencji, decyduje wiele zmiennych. Choć najważniejsze są aspekty merytoryczne, takie jak tematy dyskusji, czy zaproszeni prelegenci to wymagające ogromnych nakładów finansowych, czy logistycznych przedsięwzięcie może zebrać kiepskie opinie przez tak prozaiczną, wydawałoby się, składową, jaką jest jedzenie. Z drugiej strony jednak, nie ma w tym nic zaskakującego. Kongres jest bowiem jak wielkie przyjęcie i nawet jeśli towarzystwo jest doskonałe, ważne jest także odpowiednie przyjęcie gości.
Dlatego też do wyboru dobrego cateringu na kongres trzeba podejść naprawdę poważnie. Podstawą jest oczywiście wybranie sprawdzonej i rzetelnej firmy cateringowej, która poza jakością jedzenia będzie terminowa i skrupulatna. Najważniejszą pracę musimy jednak wykonać sami, dokładnie przyglądając się menu.
Firmy cateringowe przygotowują oczywiście przykładowe jadłospisy dla tak dużych imprez, jak kongresy, jednak poza korzystaniem z ich doświadczenia, należy dostosować jadłospis do charakteru naszej imprezy i preferencji gości. Nie ma jednego dobrego rozwiązania. Inne potrawy będą odpowiadały joginom, czy trenerom, inne hodowcom bydła, a jeszcze inne prezesom i lekarzom.
Równie ważne jest dobranie rodzaju serwowanego jedzenia do logistyki imprezy. Jeśli planujemy jedną, dłuższą przerwę między panelami dyskusyjnymi, lepiej postawić na klasyczny obiad, niż przekąski typu finger food. Z kolei, gdy planujemy rozmowy kuluarowe kilka razy podczas dnia konferencyjnego, idealnie sprawdzą się małe porcje, podane w wygodnych pojemniczkach.
Zamawiając przekąski typu finger food warto zwrócić uwagę na sposób ich serwowania. Obecnie hitem są eleganckie, jednorazowe pojemniczki i małe metalizowane łyżeczki, które idealnie sprawdzają się przy podawaniu zarówno słodkich, jak i słonych przekąsek. Warto uzupełnić je o tartaletki, patery z owocami i słodkościami oraz bufet napojów. Przy serwowaniu kawy warto pamiętać o osobach nie spożywających białka mleka krowiego lub laktozy i zaopatrzyć bufet w mleko sojowe, migdałowe lub ryżowe.
Bardzo ważnym aspektem jest przygotowanie zróżnicowanego menu. Już przy zgłoszeniach kongresowych warto dyskretnie podpytać gości o preferencje kulinarne lub alergie. Warto, by w menu znalazło się kilka dań jarskich lub wegańskich, aby osoby odżywiające się bez mięsa, czy produktów mlecznych nie wyszły z organizowanego przez nas wydarzenia po prostu głodne.
Współpracując z Nobell Congressing wszystkie ważne kwestie zostaną poruszone na etapie planowania kongresu, ponieważ jesteśmy właśnie po to, aby zadbać o najdrobniejsze szczegóły, które tworzą całość w postaci udanego kongresu, czy konferencji.

Jak powinno wyglądać profesjonalne przygotowanie oferty hotelowej dla uczestników kongresu i jakie są przewagi nad globalnymi graczami typu booking com

Przed organizatorami konferencji staje jedno z najtrudniejszych logistycznych wyzwań: zapewnienie wszystkim uczestnikom noclegów w najdogodniejszych warunkach. Trudności rosną wraz z liczbą uczestników oraz oddaleniem ich miejsca zamieszkania od miejsca przebiegu wydarzenia, a apogeum osiągają w przypadkach kongresów o międzynarodowym zasięgu. Zrzucenie na uczestników konieczności zapewnienia sobie zakwaterowania jest posunięciem dalece nieprofesjonalnym i z całą pewnością znajdzie odzwierciedlenie zarówno we frekwencji, jak i w szerzeniu negatywnych opinii o gospodarzach zjazdu, natomiast samodzielne organizowanie miejsc noclegowych szybko okaże się zajęciem żmudnym, niewdzięcznym, eksploatującym, a do tego też kosztownym i karkołomnym, jeśli nie posiadamy niezbędnego doświadczenia. Co można zrobić, żeby zapewnić gościom najlepsze warunki hotelowe w cenie nie przyprawiającej o zawrót głowy, i to bez uginania się pod ciężarem odpowiedzialności za dopięcie wszystkiego na ostatni guzik? Odpowiedź jest prosta: skorzystać z usług specjalistów.

Rzetelne przygotowanie oferty przekłada się na wzrost zainteresowania konferencją, a dla wielu osób jest wręcz kluczowe w podjęciu decyzji o uczestnictwie lub odrzuceniu propozycji. Dla zespołu osób zawodowo trudniących się organizowaniem tego rodzaju wydarzeń, zapewnienie ciekawej, dostosowanej do wymagań oraz ograniczeń budżetowych oferty noclegowej nie stanowi żadnej trudności. Decydując się na skorzystanie z usług profesjonalistów możemy mieć pewność, że uwzględnionych zostanie szereg czynników świadczących o atrakcyjności danego hotelu: od ceny, poprzez standardy noclegowe, aż po usytuowanie w pobliżu miejsca przebiegu wydarzenia i dostępność środków transportu.

Nie można pominąć jakże istotnej kwestii: kosztów zakwaterowania. Internet przepełniony jest bazami noclegowymi, które ułatwiają odnajdywanie noclegów i dokonywanie rezerwacji, ale ich rola ogranicza się do przedstawiania dostępnych ofert, bez nawiązywania bliższej współpracy z hotelarzami i pośredniczenia w kontaktach hoteli z gospodarzami kongresów. W efekcie nie ma możliwości negocjowania warunków oraz kosztów. Tymczasem firma trudniąca się organizowaniem wydarzeń, działająca na rynku od wielu lat i posiadająca rozległe kontakty biznesowe, jest w stanie wynegocjować o wiele korzystniejsze ceny, a także, w ramach świadczenia kompleksowych usług, zapewnia uczestnikom transport z lotniska do miejsca zakwaterowania – co jest szczególnie ważne w przypadku gości zagranicznych, nie posługujących się komunikatywnie językiem polskim i niezaznajomionych z topografią Warszawy. Takie działania przyczyniają się do wywarcia pozytywnego wrażenia oraz świadczą o pełnym profesjonalizmie i zaangażowaniu gospodarza wydarzenia.

Częste błędy organizatorów kongresów

Kto uważa, że zaplanowanie i zorganizowanie kongresu jest łatwe, ten najpewniej nigdy nie uczestniczył w podobnym przedsięwzięciu. Na organizatorze spoczywa ogromna odpowiedzialność za całokształt wydarzenia i wszystkie składające się nań detale. Niedbałość oraz brak doświadczenia doprowadzą do tego, że cały kongres okaże się spektakularną porażką. Które niedociągnięcia mają największy wpływ na niepowodzenie oraz jak się przed nimi uchronić?

Budżet to podstawa
Na drodze realizacji zamierzeń często pojawia się przeszkoda w postaci ograniczonych zasobów finansowych. Aby uniknąć sytuacji, w której koszty organizacyjne kilkukrotnie przewyższą planowany budżet, zagadnieniem tym należy się zająć w pierwszej kolejności. Optymalne wykorzystanie środków przeznaczonych na organizację wydarzenia musi uwzględnić absolutnie wszystkie koszty: wynajem sali, przygotowanie jej pod kątem konferencji, dostarczenie niezbędnego sprzętu, catering i wiele więcej.
Częstym błędem jest nie tylko brak wstępnego kosztorysu, który pozwoliłby zapanować nad ponoszonymi kosztami, ale też planowanie wydatków na styk. Każdy doświadczony organizator wie, że od momentu przedstawienia szkicu wydarzenia do zakończenia przygotowań jest długa droga, na której wiele założeń może pójść nie po myśli, wymagając szybkiej reakcji… oraz dodatkowych nakładów. Dlatego profesjonalne, kompleksowe usługi w zakresie organizacji kongresów i konferencji muszą obejmować planowanie budżetu z uwzględnieniem ewentualnych, nieprzewidzianych trudności.

Późne rozpoczęcie przygotowań
Poważna konferencja z dużą liczbą uczestników, organizowana tuż przed planowanym terminem wydarzenia? To nie może się udać. A jednak często popełnianym błędem jest właśnie zbyt długie zwlekanie z podjęciem działań organizacyjnych. W efekcie mnożą się trudności, a pośpiech sprawia, że wydarzenie nie jest dopięte na ostatni guzik. Tymczasem działania należy rozpocząć tym wcześniej, im większych rozmiarów ma być planowana konferencja. Planując i podejmując kroki organizacyjne zyskujemy znacznie więcej możliwości, w tym choćby wynajęcie odpowiedniego miejsca w najbardziej korzystnej cenie, a także zyskujemy cenny czas na rozwiązywanie bieżących problemów.

Catering – słaba jakość i małe porcje
Czasy, kiedy gościom serwowano garść suchych przekąsek, dawno już minęły (na całe szczęście). Niestety, chęć ograniczenia wydatków często odbija się negatywnie na jakości oraz ilości potraw. W kwestii cateringu nie ma miejsca na oszczędności: serwowane potrawy muszą być smaczne, a ich ilość wystarczająca dla wszystkich uczestników, jeśli chcemy, aby konferencja przebiegła pomyślnie. Korzystając z usług cateringowych warto pokusić się o zamówienie dostawy trochę większej w stosunku do zapotrzebowania. W tej kwestii istotna jest polityka samej firmy cateringowej, która ostatecznie zajmuje się przygotowaniem posiłków. To od jej kompetencji zależy cateringowy sukces. Dlatego warto skorzystać z doświadczonej i sprawdzonej firmy.

Ciekawe miejsca w Warszawie dla gości z zagranicy

Warszawa oprócz bycia centrum gospodarczego Polski, jest również jednym z ważniejszych miast turystycznych. Klienci pochodzący z zagranicy zapewne zapragną zatrzymać się w stolicy, celem odwiedzenia najciekawszych miejsc. Które z obiektów będą bez wątpienia dla nich atrakcyjne?

Warszawska Starówka

Pierwszym punktem zwiedzania turystów, nie tylko obcokrajowców jest zazwyczaj warszawska Starówka. To najstarszy obszar Warszawy, powstały w XIII wieku oraz dokładnie zrekonstruowany po zniszczeniach spowodowanych II Wojną Światową. W tej części miasta znajduje się Plac Zamkowy i Zamek Królewski. Obok wcześniej wspomnianego zamku znajduje się osławiona Kolumna Zygmuntowska. Z wielu miejsc Starówki mamy świetny widok na Wisłę. Obiekt jest otoczony Barbakanem i murami miejskimi.

Krakowskie Przedmieście

Sławną, a zarazem reprezentacyjną ulicą Warszawy, a nawet całej Polski jest Krakowskie Przedmieście. Przechodząc ulicę wzdłuż, żaden z gości nie będzie narzekać na brak atrakcji, nie sposób policzyć wszystkie interesujące obiekty. Z pewnością zaliczymy do nich piękny pałac Potockich, ekskluzywny Hotel Bristol czy Bazylikę św. Krzyża. Pałac Prezydencki jest doskonałym miejscem na pamiątkowe zdjęcie, podobnie sprawa będzie się mieć z Kampusem Głównym Uniwersytetu Warszawskiego. Cała ulica obfituje w ogrom ławek, latarni-pastorałów, kwietników oraz kilkudziesięciu drzew. Bezpośrednim przedłużeniem Krakowskich Przedmieść jest ulica Nowy Świat. Każdy zwiedzający z chęcią zatrzyma się w tych okolicach, ze względu na mnóstwo restauracji, kawiarni i sklepów. Miejsce to zawsze tętni życiem.

Muzeum Powstania Warszawskiego

Jak sama nazwa wskazuje, jest to wystawa poświęcona powstaniu mającego miejsce w Warszawie podczas II Wojny Światowej (w 1944 roku). Muzeum jest odpowiednim miejscem dla zagranicznych zwiedzających, gdyż wszelkie treści (teksty oraz audio) są dostępne w języku angielskim. Muzeum ze względu na zastosowane techniki audiowizualne, jest doskonałym miejscem na odczucie atmosfery panującej w czasie wybuchu powstania.

Pałac Kultury i Nauki

Jako obowiązkowy obiekt, którego nie mogło zabraknąć na liście miejsc do zwiedzenia jest oczywiście Pałac Kultury i Nauki (w którym marka Nobell m.in.: organizuje międzynarodowe kongresy). Jest to najbardziej rozpoznawalny obiekt Warszawy, budynek jest wyposażony w kino, basen, kawiarnie, restauracje, wystawy, teatry, muzea, pocztę, pasaż handlowy oraz wiele innych atrakcji. Na 30 piętrze budynku znajduje się taras widokowy na całe miasto.