Kto uważa, że zaplanowanie i zorganizowanie kongresu jest łatwe, ten najpewniej nigdy nie uczestniczył w podobnym przedsięwzięciu. Na organizatorze spoczywa ogromna odpowiedzialność za całokształt wydarzenia i wszystkie składające się nań detale. Niedbałość oraz brak doświadczenia doprowadzą do tego, że cały kongres okaże się spektakularną porażką. Które niedociągnięcia mają największy wpływ na niepowodzenie oraz jak się przed nimi uchronić?

Budżet to podstawa
Na drodze realizacji zamierzeń często pojawia się przeszkoda w postaci ograniczonych zasobów finansowych. Aby uniknąć sytuacji, w której koszty organizacyjne kilkukrotnie przewyższą planowany budżet, zagadnieniem tym należy się zająć w pierwszej kolejności. Optymalne wykorzystanie środków przeznaczonych na organizację wydarzenia musi uwzględnić absolutnie wszystkie koszty: wynajem sali, przygotowanie jej pod kątem konferencji, dostarczenie niezbędnego sprzętu, catering i wiele więcej.
Częstym błędem jest nie tylko brak wstępnego kosztorysu, który pozwoliłby zapanować nad ponoszonymi kosztami, ale też planowanie wydatków na styk. Każdy doświadczony organizator wie, że od momentu przedstawienia szkicu wydarzenia do zakończenia przygotowań jest długa droga, na której wiele założeń może pójść nie po myśli, wymagając szybkiej reakcji… oraz dodatkowych nakładów. Dlatego profesjonalne, kompleksowe usługi w zakresie organizacji kongresów i konferencji muszą obejmować planowanie budżetu z uwzględnieniem ewentualnych, nieprzewidzianych trudności.

Późne rozpoczęcie przygotowań
Poważna konferencja z dużą liczbą uczestników, organizowana tuż przed planowanym terminem wydarzenia? To nie może się udać. A jednak często popełnianym błędem jest właśnie zbyt długie zwlekanie z podjęciem działań organizacyjnych. W efekcie mnożą się trudności, a pośpiech sprawia, że wydarzenie nie jest dopięte na ostatni guzik. Tymczasem działania należy rozpocząć tym wcześniej, im większych rozmiarów ma być planowana konferencja. Planując i podejmując kroki organizacyjne zyskujemy znacznie więcej możliwości, w tym choćby wynajęcie odpowiedniego miejsca w najbardziej korzystnej cenie, a także zyskujemy cenny czas na rozwiązywanie bieżących problemów.

Catering – słaba jakość i małe porcje
Czasy, kiedy gościom serwowano garść suchych przekąsek, dawno już minęły (na całe szczęście). Niestety, chęć ograniczenia wydatków często odbija się negatywnie na jakości oraz ilości potraw. W kwestii cateringu nie ma miejsca na oszczędności: serwowane potrawy muszą być smaczne, a ich ilość wystarczająca dla wszystkich uczestników, jeśli chcemy, aby konferencja przebiegła pomyślnie. Korzystając z usług cateringowych warto pokusić się o zamówienie dostawy trochę większej w stosunku do zapotrzebowania. W tej kwestii istotna jest polityka samej firmy cateringowej, która ostatecznie zajmuje się przygotowaniem posiłków. To od jej kompetencji zależy cateringowy sukces. Dlatego warto skorzystać z doświadczonej i sprawdzonej firmy.