Konferencja międzynarodowa bez wątpienia jest wydarzeniem, do którego należy się solidnie przygotować. Zwłaszcza pod względem organizacyjnym i finansowym. Organizując kongres musimy sprawić, aby uczestnicy i zaproszeni goście czuli się w czasie jego trwania jak najlepiej, jednakże trzeba też pamiętać, żeby sympatyczna i zapamiętana przez gości konferencja nie stała się katastrofą finansową. Dlatego należy bardzo dobrze zaplanować budżet tego wydarzenia.

Na co zwrócić uwagę opracowując kosztorys kongresu?

Tak jak każdy inny budżet, budżet konferencji ma dwie strony – przychody i wydatki. W pierwszej kolejności skupmy się na wydatkach.
Największym kosztem podczas konferencji jest miejsce, w którym się odbywa. Można wynająć po prostu salę konferencyjną np. na uczelni wyższej, ale jeśli konferencja jest międzynarodowa, jej uczestnicy muszą także mieć miejsce noclegowe. Dlatego warto rozejrzeć się za hotelem, który posiada zaplecze konferencyjne. Jest to oczywiście droższa opcja, ale jeśli zarezerwujemy znaczną część hotelu na nasz kongres możemy liczyć na pewne upusty cenowe. Organizacja konferencji w hotelu zwykle rozwiązuje także problem wyżywienia, przerw kawowych czy bankietu na zakończenie konferencji.
Kolejnym ważnym punktem w kosztorysie jest promocja wydarzenia – przecież nikt nie przyjedzie na konferencję, o której w ogóle nigdy nie słyszał. Dlatego należy zastanowić się nad zrobieniem strony internetowej, reklamą w serwisach społecznościowych, na profesjonalnych portalach, na których zamieszczane są informacje o konferencjach, wydrukiem i rozwieszeniem plakatów. W budżecie zatem należy ująć zapłaty dla grafika, webmastera, opłaty za reklamę w serwisach. Jako formę reklamy można także potraktować gadżety konferencyjne, które dostaną uczestnicy – długopisy, notesy lub nawet gadżety elektroniczne.

Następnym wydatkiem są wszelkie atrakcje podczas kongresu np. wycieczka po mieście, którym warto zainteresować zwłaszcza zagranicznych gości. Taki punkt także warto uwzględnić w planie konferencji, aby goście nie nudzili się słuchając tylko wystąpień przez kilka dni.

A jak to wszystko sfinansować?
Oczywiście większość kosztów konferencji ponoszą zwykle jej uczestnicy lub firmy, które reprezentują. Jednak jeśli chcemy, aby nasz Kongres był atrakcyjny dla uczestników także pod względem finansowym należy poszukać sponsorów. Jeśli konferencja dotyczy ważnego zagadnienia może stanowić doskonałą reklamę dla firm działających w branży i chętnie wyłóżą one na nie pewne fundusze w zamian za umieszczenie w sali konferencyjnej baneru reklamowego lub za możliwość wystąpienia przedstawiciela firmy.
Zawsze możemy też wynająć profesjonalną firmę zajmującą się organizowaniem konferencji, która zrobi wszystko za nas, ale wówczas należy uwzględnić w budżecie także jej honorarium. Dlatego, planując budżet kongresu przede wszystkim należy przemyśleć, czy chcemy zaoszczędzić pieniądze czy czas.