Wybór miejsca na organizację kongresu powinien być przemyślany. Warszawa jest stolicą Polski i powinna stać na szczycie każdego wyboru. Zjeżdżający goście, niezależnie od rodzaju kongresu, powinni mieć możliwość obejrzenia stolicy państwa. Kolejnym etapem jest wybór odpowiedniego obiektu, który powinien być funkcjonalny i wygodny dla przybywających z całego świata osób. Na organizatorach ciąży wielka odpowiedzialność, więc ich wybór będzie połową sukcesu. Na co więc zwrócić szczególną uwagę?

Aspekt finansowy
W pierwszej kolejności organizatorzy powinni skrupulatnie przeanalizować swoje możliwości budżetowe. Przede wszystkim iloma środkami będą w stanie dysponować, nie tylko w celu wynajęcia sali, ale również przystrojenie jej, zapewnienie ewentualnych noclegów, cateringu oraz pozostawienie zapasu na nieprzewidziane trudności. Przygotowanie kosztorysu jest nie lada wyzwaniem. Warto się nad nim pochylić i dostosować nasze możliwości do wynajęcia obiektu, na który nas stać. W następnej kolejności przechodzimy do wyboru miejsca.

Idealne miejsce na kongres
Pierwszym i najważniejszym punktem jest oczywiście położenie. Każdy z gości powinien bez problemu dotrzeć do obiektu transportem własnym lub miejskim. Ponadto warto zwrócić uwagę na okolicę, aby każdy z nich mógł obejrzeć polską kulturę w postaci pomników, muzeów lub innych atrakcji w zadbanych dzielnicach.
Drugim punktem jest wystrój obiektu. Kładziemy szczególny nacisk na estetyczne wnętrza. Liczy się pierwsze wrażenie i to ten pierwszy rzut okiem na oferowany lokal powie naszym gościom, na co mogą liczyć. Nikt nie wymaga ścian ze złota, ale nowoczesny i zarazem elegancki styl sprawi, że uzyskamy większą przychylność od samego początku.
Trzecim ważnym punktem jest metraż obiektu. Jeżeli na kongres przybędzie garstka osób, to sprawa jest prostsza. Jeśli jednak zaproszono kilkuset gości, to każdy z nich musi mieć swoje miejsce siedzące oraz ewentualną możliwość noclegu w obiekcie lub w jego pobliżu.

Forma cateringu
Musimy wziąć pod uwagę również formę podawania posiłków. Przy całodziennym kongresie, a szczególnie jeśli będzie trwał dłużej niż jeden dzień, musimy pamiętać, że nasi goście będą po prostu głodni. Najlepszym i najtańszym sposobem będzie znalezienie miejsca, w którym to dany obiekt zorganizuje całe wyżywienie. Śniadanie przed rozpoczęciem, szwedzki stół w przerwie, porządny obiad i oczywiście kolację. Ważne, aby porcje były spore, a wybór obszerny. Jest to oczywiście kwestia porozumienia z właścicielem obiektu. Ponadto goście powinni mieć stały dostęp do kawy, herbaty i zimnych napojów.