Organizacja kongresu międzynarodowego, to złożony proces składający się z kilku etapów. Osoba nie mająca doświadczenia w planowaniu takich eventów może zapomnieć o kilku istotnych szczegółach. Powierzając to zadanie naszym specjalistom można zyskać pewność, dopięcia wszystkich elementów na ostatni guzik. Wykwalifikowana kadra weźmie na siebie wszystkie obowiązki, zajmie się planowaniem, przewidzi różne nietypowe sytuacje i szybko znajdzie korzystne rozwiązania. Zanim jednak zabierzemy się do pracy pragniemy podzielić się z Państwem naszym doświadczeniem i chcemy przedstawić kilka praktycznych porad na temat organizowania kongresów międzynarodowych. O czym warto pamiętać? Na które elementy zwracać szczególną uwagę?

Zaczynając od samego początku, najpierw wypadałoby określić temat przewodni spotkania. Świat nauki i biznesu daje nam spore możliwości, a osoby, które chcą podzielić się swoją wiedzą mogą zrobić to właśnie na kongresie międzynarodowym. Skoro zapraszamy gości z zagranicy, to jedną z najważniejszych kwestii jest przygotowanie tego spotkania pod kątem logistycznym.

Po pierwsze, należy sprawdzić czy w wybranym przez nas terminie nie ma innego eventu w okolicy. Jeśli daty ważnych kongresów nałożą się na siebie, to możemy spodziewać się mniejszej frekwencji niż przypuszczaliśmy.

Po drugie, należy znaleźć odpowiedni obiekt do przygotowania spotkania i zorganizować transport gości na przykład z lotniska. W tym przypadku trzeba wziąć pod uwagę różne zdarzenia losowe. Warto znaleźć dwie alternatywne trasy.

Po trzecie, jeśli nasz kongres ma trwać dłużej niż jeden dzień, to wypadałoby zorganizować odpowiedni nocleg dla gości. Sprawdzonym rozwiązaniem jest zakwaterowanie wszystkich w jednym hotelu, chociaż nie zaszkodzi przygotowanie oferty hoteli w różnych przedziałach cenowych, aby uczestnicy mogli dokonać wyboru. Gościom należy zapewnić komfortowe warunki i pełne wyżywienie.

O czym jeszcze pamiętać?
Niezwykle ważną rolę będą stanowić ulotki informacyjne, plakaty i broszury. Jeżeli zapraszamy zagranicznych gości weźmy pod uwagę wydrukowanie ulotek na przykład w języku angielskim. Warto także zatrudnić profesjonalnych tłumaczy symultanicznych, którzy na żywo podczas trwania spotkania będą wszystko relacjonować. W tym miejscu należy wspomnieć także o zorganizowaniu dobrego sprzętu multimedialnego zarówno dla tłumaczy jak i dla gości, trzeba mieć kabiny, słuchawki, nagłośnienie. A kiedy jedna część kongresu dobiegnie końca, to wypadałoby zapewnić jego uczestnikom jakieś atrakcje. W grę wchodzą wycieczki, kolacje, wizyty w teatrze. Stworzenie ciekawego planu dla doświadczonych organizatorów nie będzie stanowiło żadnego problemu.