Planowanie dużego, międzynarodowego wydarzenia, jakim jest kongres czy konferencja wymaga podjęcia działań dużo wcześniej tak, aby zapanować na wielością kwestii organizacyjnych. Dobrze przygotowany i odpowiednio realizowany timeline kongresu zwiększa szanse na udane i satysfakcjonujące uczestników, ale też organizatorów wydarzenie. Jakie są więc kolejne etapy przygotowania udanego kongresu, które powinny rozpocząć się około 29 tygodni przed datą wydarzenia?

Etap 1 – planowanie zajmujące około 19 tygodni. W tym czasie warto m.in. poświęcić czas na analizę informacji zebranych w ankietach po poprzednim wydarzeniu tego typu, a przede wszystkim wyznaczyć datę kongresu, sprawdzając czy nie pokrywa się ona z innymi wydarzeniami, które mogą odciągnąć uwagę i zmniejszyć liczbę uczestników. W trakcie trzech pierwszych tygodni należy też zaplanować ogólnie strukturę kongresu oraz wyznaczyć jej chairman’a.
Kolejne tygodnie planowania warto poświęcić na opracowanie wstępnego budżetu całego wydarzenia, wybrać miejsce i sprawdzić jego dostępność oraz możliwości techniczne pozwalające na sprawny przebieg kongresu. Sporo czasu zajmie też praca nad logotypem i layoutem graficznym będących ważną informacją o kongresie, złożenie programu towarzyszącego całemu wydarzeniu, dopięcie ostatecznej struktury wydarzenia oraz ostateczne negocjacje oraz akceptacja miejsca, w którym będzie się ono odbywać.
Ostatnie cztery tygodnie planowania kongresu zajmują kwestie organizacyjne, jak wybór oficjalnego przewoźnika, usług noclegowych oraz cateringowych, a także negocjacje cenowe z wybranymi firmami oraz innymi usługodawcami. W tym czasie także przygotowujemy listę potencjalnych sponsorów oraz partnerów wydarzenia oraz listę mailingową z adresami potencjalnych uczestników konferencji.

Etap 2 – przygotowania
Kolejne pięć tygodni to już konkretne działania przygotowawcze, jak mailing informacyjny do uczestników kongresu z prośbą o zarezerwowanie sobie czasu, przygotowanie i wysyłka oferty dla sponsorów oraz partnerów wydarzenia oraz podpisanie z nimi ostatecznych umów. Jednocześnie prowadzone są działania nad programem i strukturą kongresu: wyznaczenie i zaproszenie głównego i pozostałych prelegentów, określenie procedury rejestracji oraz zgłaszania tematów kongresu, a także prace na uaktualnionym budżetem i strukturą opłat wpisowych.
Kolejne dwa tygodnie warto poświęcić na prace nad stroną www kongresu, w tym przygotowanie na niej możliwości rejestracji on-line i przesyłania tą drogą abstraktów, a także przygotowanie systemu do rezerwacji noclegów on-line.
Prace nad przygotowaniem kongresu w kolejnych tygodniach przebiegają kilkutorowo. W tym czasie trwa bowiem zarówno regularna wysyłka zaproszeń do rejestracji, przesyłania abstraktów oraz ważnych informacji, rejestracja zarówno uczestników, jak i sponsorów i partnerów wydarzenia i przyjmowanie rezerwacji noclegowych, a także takie prace, jak przyjmowanie abstraktów, ostateczne opracowanie projektów graficznych wszystkich materiałów kongresowych, oceny i wybór abstraktów oraz informacja o przyjętych lub odrzuconych projektach do ich autorów i przygotowanie wstępnego programu kongresu.
Po zrealizowaniu tych etapów przygotowania kolejne tygodnie poświęcone są na wybór chairman’ów i osób monitorujących sesje oraz poinformowanie ich o tym, wysyłkę informacji do partnerów i sponsorów wydarzenia oraz ustalenie z nimi miejsc ekspozycji. W tym czasie ustala się także obsługę recepcji i rejestracji on-site, zbiera biografie uczestników kongresu, składa i drukuje ostateczny program, a także książkę abstraktów oraz opracowuje ostateczny budżet kongresu.
Ostatnie tygodnie etapu przygotowawczego zajmują takie prace, jak potwierdzenie i ostateczne ustalenie szczegółowych zamówień dla usługodawców; opracowanie ankiety ewaluacyjnej pozwalającej na analizę prac po zakończeniu wydarzenia oraz zakupy etui do ID uczestników kongresu ich złożenie i druk. Ważnymi elementami prac przygotowawczych są także opracowanie i wykonanie oznakowania miejsca kongresu, dostarczenie w nie materiałów dla uczestników oraz ich konfekcjonowanie.

Etap 3 – realizacja
Finał wszystkich przygotowań, a jednocześnie jeden z najtrudniejszych momentów, kiedy wszelkie niedopatrzenia mogą spowodować problemy w sprawnym przebiegu kongresu. W tym czasie trwa intensywna koordynacja wydarzenia w miejscu jego organizacji, w skład której wchodzi obsługa uczestników kongresu, sponsorów, partnerów i prelegentów. Warto pamiętać także o zebraniu wypełnionych ankiet ewaluacyjnych, które pomogą w uniknięciu wszelkich przykrych pomyłek w przyszłości.

Etap 4 – podsumowanie
Prace nad udanym kongresem nie kończą się wraz z ostatnim wystąpieniem prelegentów. Obejmują bowiem także przygotowanie końcowego raportu finansowego wydarzenia i sfinalizowania rozliczeń finansowych. Dobrym zwyczajem jest wysłanie podziękowań do wszystkich uczestników, prelegentów, sponsorów i partnerów wydarzenia, a także analiza ankiet ewaluacyjnych, na podstawie których powstaje ostateczny raport pokongresowy.