Odkrywamy szczegóły procesu organizacji kongresu

Zebraliśmy podstawowe zadania, o których powinniśmy pamiętać przy organizowaniu dużej konferencji lub kongresu. Należy podkreślić, że to  punkt wyjścia. Docelowych zadań jest kilkakrotnie więcej. Kilka z nich postaramy się przedstawić bardziej szczegółowo. 

Zapraszamy!

ETAP 1 Planowanie

1-3 TYDZIEŃ

1. Wyznaczenie chairman’a konferencji
2. Określenie ogólnie struktury konferencji

3-6 TYDZIEŃ

5. Opracowanie wstępnego budżetu
6. Opracowanie wstępnej struktury konferencji
7. Wybór miejsca organizacji konferencji (venue). Określenie jego możliwości, dostępnych dat itp.

6-10 TYDZIEŃ

12. Wybór oficjalnego przewoźnika
13. Wybór i negocjacje z hotelami dla usług noclegowych
14. Wybór i negocjacje z dostawcą cateringu
15. Opracowanie wstępnej koncepcji w zakresie AV, wybór i negocjacje z usługodawcą
16. Wybór i negocjacje z pozostałymi usługodawcami / podwykonawcami
17. Określenie potencjalnych sponsorów i wystawców
18. Przygotowanie list mailingowych potencjalnych uczestników konferencji

1-3 TYDZIEŃ

3. Analiza ankiet z ostatniej / poprzednich edycji konferencji
4. Wyznaczenie daty organizacji konferencji / sprawdzenie ich pod kątem możliwych konfliktów z innymi wydarzeniami

3-6 TYDZIEŃ

8. Opracowanie logo i layout’u graficznego
9. Opracowanie program towarzyszącego
10. Opracowanie ostatecznej struktury konferencji
11. Ostateczne negocjacje i akceptacja venue

ETAP 2 Przygotowanie  

10-15 TYDZIEŃ

19. Mailingi informacyjne o planowanej konferencji („Save the date”)
20. Przygotowanie i wysłanie zaproszenia dla sponsorów i wystawców („Invitation to industry”)
21. Podpisanie umów ze sponsorami i wystawcami

15-16 TYDZIEŃ

26. Przygotowanie www konferencji
27. Przygotowanie systemu do rejestracji on-line i przesyłania abstraktów
28. Przygotowanie systemu do rezerwacji noclegów on-line więcej

18-25 TYDZIEŃ

32. Przyjmowanie abstraktów
33. Opracowanie ostatecznych projektów graficznych
wszystkich materiałów konferencyjnych
34. Ocena i wybór abstraktów
35. Przygotowanie i wysyłka informacji dla autorów abstraktów (info o akceptacji lub odrzuceniu abstraktu)
36. Opracowanie wstępnego programu konferencji
37. Przygotowanie i wysyłka informacji do autorów zaakceptowanych abstraktów (wytyczne do przygotowania posteru lub prezentacji ustnej)

28-29 TYDZIEŃ

46. Analiza / modyfikacja / wysyłka ostatecznych zamówień do wszystkich usługodawców
47. Opracowanie ankiety ewaluacyjnej
48. Zakup etui do ID
49. Skład i wydruk ID
50. Opracowanie i wykonanie oznakowania miejsca konferencji
51. Wysyłka materiałów konferencyjnych do miejsca organizacji konferencji
52. Konfekcjonowanie materiałów konferencyjnych

10-15 TYDZIEŃ

22. Opracowanie uaktualnionego budżetu i struktury opłat wpisowych
23. Wyznaczenie / zaproszenie głównego prelegenta (keynote speaker)
24. Zaproszenie pozostałych prelegentów
25. Określenie procedury rejestracji i zgłaszania abstraktów

17-29 TYDZIEŃ

29. Regularna wysyłka zaproszeń do rejestracji, ważnych informacji, zaproszeń do przesyłania abstraktów (call for papers) i innych powiadomień w miarę potrzeb do potencjalnych i zarejestrowanych
uczestników
30. Rejestracja uczestników, sponsorów, reklamodawców, wystawców
31. Przyjmowanie rezerwacji noclegowych

25-29 TYDZIEŃ

38. Wybór chairmen’ów sesji i poinformowanie ich o tym
39. Wybór osób monitorujących sesje i poinformowanie ich o tym
40. Wysyłka informacji organizacyjnych do wystawców (technical manual) i zebranie ostatecznych zamówień na stoiska
41. Wybór pracowników recepcji i rejestracji on-site
42. Zebranie biografii prelegentów
43. Skład i druk ostatecznego programu
44. Skład i druk książki abstraktów
45. Opracowanie ostatecznego budżetu

ETAP 3 Realizacja

ETAP 4 Podsumowanie

30 TYDZIEŃ

53. Koordynacja konferencji on-site
54. Obsługa uczestników, wystawców, prelegentów i sponsorów
55. Zebranie wypełnionych ankiet ewaluacyjnych

31-33 TYDZIEŃ

56. Opracowanie końcowego raportu finansowego
57. Wysłanie podziękowań za uczestnictwo uczestnikom, prelegentom, wystawcom i
sponsorom
58. Sfinalizowanie rozliczenia finansowego
59. Analiza ankiet ewaluacyjnych
60. Opracowanie ostatecznego raportu pokonferencyjnego

Koniec