PLANOWANIE WYDARZENIA - ZAPLANOWANIE KONGRESU I KONFERENCJI W WARSZAWIE

Planowanie konferencji to sprawa tym poważniejsza i bardziej wymagająca, im więcej uczestników planujemy. Można jednak w łatwy sposób uniknąć chaosu, jeżeli tylko z odpowiednim wyprzedzeniem zaplanujemy wydarzenie od A do Z. O ile część pracy możemy wykonać sami, o tyle przy wyborze samego miejsca i dopasowaniu poszczególnych elementów do wstępnych założeń organizacyjnych warto jest poprosić o pomoc profesjonalistów.

Etap pierwszy – określ wstępną strukturę konferencji
Bez tego nie wybierzesz odpowiedniego miejsca i nie opracujesz budżetu, choćby wstępnego. Zasada ta obowiązuje nie tylko w przypadku eventów. Zanim zabierzemy się do opracowywania szczegółów, powinniśmy przede wszystkim określić kiedy, gdzie i w jaki sposób chcemy zorganizować konferencję, a także jak wielu uczestników przewidujemy. Planowanie konferencji w Warszawie, podobnie jak w innych dużych miastach, nie powinno odbywać się na ostatnią chwilę. Może to grozić brakiem wolnych terminów w wybranym miejscu lub, co gorsza, słabą obsługą eventu.

Istotnym elementem tego etapu jest również budżet. Udane zaplanowanie kongresu to przede wszystkim określenie, ile pieniędzy możemy przeznaczyć na jednego uczestnika, co pomoże nam w wyborze miejsca, firmy i usługodawców, które zgodzą się zrealizować event w podanym budżecie. Do wyceny powinniśmy podać przede wszystkim liczbę uczestników, datę eventu, czy życzymy sobie zakwaterowania i cateringu dla gości, a także czy planujemy w jego trakcie jakieś dodatkowe atrakcje.

Etap drugi – znalezienie centrum konferencyjnego
Planowanie kongresu w Warszawie to wyzwanie. Nie dość, że mamy ogromny wybór firm i centrów kongresowych, to jeszcze musimy się liczyć z tzw. gorącymi okresami, kiedy panuje duże obciążenie. Pamiętajmy jednak, że im większą liczbę uczestników planujesz, tym mniejszy masz wybór co do miejsca organizacji i tutaj warto zapewnić sobie dostępność terminu z dużym wyprzedzeniem. Z tego względu planowanie konferencji powinno być sprawne, a kontakt z wybraną firmą jak najszybszy.

Zaplanowanie kongresu to sprawa jednocześnie łatwa i trudna. Im więcej gości, tym bardziej musimy zaangażować się w sprawę. Tym bardziej przyda się wsparcie profesjonalnego organizatora czy DMC.